Les tableurs tels qu'Excel ou Google Spreadsheet sont des outils utilisés quotidiennement dans l'administration. Comme ils sont déjà disponibles, de nombreuses entreprises les utilisent également pour gérer leurs flottes d'entreprise. Les utilisateurs ne sont souvent pas conscients qu'ils acceptent des coûts inutiles, qu'ils utilisent des ressources importantes de l'entreprise et qu'ils peuvent exposer celle-ci à des risques juridiques ! Excel and Co. sont conçus pour une gestion simple des données sur des feuilles de calcul, mais pas pour un traitement de données complexe tel que celui requis dans le cadre de la gestion de flotte. Par exemple, avez-vous déjà essayé de rendre compte ou de comprendre les kilomètres supplémentaires d'un parc de véhicules géré dans Excel ? Ou avez-vous essayé de gérer des rendez-vous tels que les contrôles de permis de conduire avec 100 véhicules ? Si vous n'y êtes pas parvenu, ce n'est pas une surprise. Ces types de tâches peuvent être très complexes et demander beaucoup de travail. Sans parler du risque d'erreur potentiel.

Dans cet article, nous abordons les problèmes décrits. À cette fin, nous allons tout d'abord expliquer les limites techniques d'Excel et les différences techniques entre les solutions Excel et les logiciels de gestion de flotte professionnels. Ensuite, nous vous présenterons les quatre principaux problèmes de gestion de flotte, qui résultent des limites techniques.

Contexte technique

Tout d'abord, nous voudrions exprimer notre plus haute reconnaissance à tous ceux qui ont construit leur propre solution de gestion de flotte dans Excel. Nous en avons vu quelques-unes au fil des ans et avons été émerveillés par les compétences techniques des développeurs de ces solutions Excel. Malgré tout cet étonnement, nous avons également constaté que les solutions Excel complexes manquaient malheureusement d'une vue d'ensemble à un moment donné, ce qui était dû à la conception technique d'Excel et non aux utilisateurs.

D'un point de vue technique, le principal problème d'Excel dans la gestion de flotte est qu'il s'agit d'un tableur et non d'un système de base de données. En tant que tableur, Excel est conçu pour enregistrer et évaluer des chiffres et des textes sous forme de tableau. Par conséquent, Excel n'est pas adapté au traitement de données comportant plus de deux facteurs déterminants. De plus, Exel est conçu pour le traitement des données et non pour la gestion de processus et d'automatisation complexes et dynamiques.

Conséquences sur la gestion de la flotte

Maintenant que nous avons examiné les limites techniques d'Excel en tant qu'outil de gestion de flotte, examinons les problèmes qu'il pose pour la gestion de votre flotte. Les quatre principaux problèmes sont les suivants :

• Vue d'ensemble des données manquantes
• Potentiel d'économies perdu
• Cela prend beaucoup
• Sensibilité élevée aux erreurs

Problème n° 1 : Absence de vue d'ensemble des données

Même avec de petites flottes, le nombre de points de données à traiter augmente rapidement de manière incommensurable. Les contrats d'achat, les contrats de crédit-bail, la facturation du carburant, les vérifications des permis de conduire ne sont que quelques-unes des sources de données à mentionner. Un grand nombre de tableaux sont nécessaires pour traiter ces données de manière structurée dans Excel. Souvent, par exemple, un tableau est utilisé pour affecter les conducteurs aux véhicules, un autre pour vérifier le kilométrage, un pour les contrats d'assurance, un pour les dommages survenus et un pour la coordination des prochains rendez-vous, pour ne citer qu'une petite partie de ces tableaux.

Mais même la collection de tables la mieux entretenue ne facilite pas la vie d'un gestionnaire de flotte. Comme il n'existe pas d'aperçu complet des données en un seul endroit, ces tableaux doivent être liés les uns aux autres de manière confuse afin de pouvoir effectuer des analyses. En raison de ces liens, les résultats des analyses ne sont généralement pas concluants. Lors des négociations avec les compagnies d'assurance, par exemple, les dommages causés par le client ne sont pas clairement définis ou, lors de l'achat d'un véhicule, le montant total du coût d'un véhicule, y compris tous les dommages et la consommation de carburant.

Les données ne pourraient pas être plus importantes si l'on considère vos obligations légales. Comme pour l'aperçu des coûts, un aperçu des rendez-vous nécessite également une feuille Excel pour chaque type de rendez-vous. Parce que, par exemple, les règles de prévention des accidents de la route, les règles de prévention des accidents de la route et l'inspection du permis de conduire sont des rendez-vous récurrents qui doivent être saisis en permanence. Chaque rendez-vous à venir doit également être coordonné et communiqué au chauffeur par e-mail. Ensuite, vous devez bien sûr indiquer si les obligations du rendez-vous/du propriétaire ont été respectées. Lors du contrôle du permis de conduire, par exemple, vous devez être en mesure de prouver que cela a bien eu lieu. C'est le seul moyen de garantir une protection juridique.

N'oubliez pas que sans une vision claire de votre flotte, il est très facile de perdre rapidement le contrôle de votre flotte.

• Contrôle kilométrique manquant
• Vue d'ensemble des coûts insuffisante
• Aperçu du calendrier et contrôle du calendrier manquants

Avantage du logiciel dans la gestion de flotte: Sur la plateforme Avrios, vous pouvez facilement importer vos données provenant de différentes sources et obtenir une vue d'ensemble claire et transparente de l'ensemble de votre flotte, où que vous soyez. Permettre de consacrer plus de temps aux grandes priorités de l'entreprise, telles que la réduction des coûts et la production de rapports clairs, corrects et significatifs.

Problème n° 2 : potentiel d'économies gaspillé

Réaliser des rapports de coûts professionnels et efficaces dans Excel est impossible. En raison d'une vue d'ensemble des coûts inadéquate et d'un relevé des coûts inexact, les analyses de coûts ne sont généralement pas significatives. Cela signifie à son tour que les points faibles ne peuvent pas être découverts et que le potentiel d'économies ne peut pas être identifié. Par exemple, vous ne savez pas si un type de coût spécifique est supérieur au coût moyen des véhicules de la même classe. Ou si le coût du carburant d'un véhicule est si élevé parce que les pneus ne sont pas adaptés ou parce que le conducteur doit changer de style de conduite.

Avantage du logiciel dans la gestion de flotte : Dans la plateforme de gestion de la mobilité Avrios, vos coûts sont automatiquement enregistrés et attribués aux véhicules individuels et au type de coût correspondant. Cette ventilation claire des coûts permet de reconnaître immédiatement les facteurs de coûts et les valeurs aberrantes. Cela permet de prendre des mesures immédiatement.

Problème n° 3 : Cela prend du temps

Dans Excel et dans Google Spreadsheet, toutes les données doivent être saisies manuellement et, dans certains cas, saisies à différents endroits. Cet enregistrement manuel prend beaucoup de temps, c'est pourquoi les gestionnaires de flotte y investissent de nombreuses heures de leur temps de travail. Cet effort élevé les empêche de maintenir toutes les données à jour. Cela signifie qu'en raison du temps considérable consacré à la saisie des données, d'autres tâches importantes, telles que la comparaison des offres de leasing, restent également en suspens.

Avantage du logiciel dans la gestion de flotte : la collecte de données est automatisée sur la plateforme Avrios. Cela permet de réduire de 40 % les tâches administratives.

Problème n° 4 : forte sensibilité aux erreurs

D'une part, la maintenance manuelle des données dans Excel signifie que la collecte de données est incomplète. D'autre part, la saisie manuelle est très sujette à des erreurs. Le grave problème ici, cependant, est que des décisions contraignantes sont ensuite prises sur la base de ces données incomplètes et parfois inexactes. Afin de pouvoir prendre des décisions aussi graves de manière optimale, une base de données correcte, complète et gérée en permanence serait nécessaire.

Par exemple — Dans le cas des contrats de leasing, des comparaisons doivent être effectuées avec le contrat précédent et le style de conduite du conducteur concerné. C'est la seule façon d'identifier le contrat de leasing le plus optimal avec les coûts totaux les plus bas. Les rapports de dommages constituent un autre exemple de conséquences de grande envergure. Afin de disposer d'une position de négociation solide lors de la négociation du montant de la prime avec votre compagnie d'assurance, vous avez besoin de statistiques précises sur les dommages. Vous avez également besoin de ces statistiques sur les dommages afin de pouvoir calculer la franchise qui vous convient le mieux. Avec des données incorrectes et incomplètes, de mauvaises décisions peuvent être prises ici, ce qui a un impact considérable sur vos coûts.

Avantage du logiciel dans la gestion de flotte : La plateforme Avrios possède des interfaces avec des sources de données externes. Grâce à ces interfaces, les factures ou les offres entrantes sont automatiquement enregistrées et numérisées par le système. Cela signifie que l'acquisition manuelle des données et la susceptibilité aux erreurs associée sont complètement éliminées. Toutes les données sont donc toujours complètes. L'analyse, les calculs, les statistiques des dommages et la comparaison des offres sont également effectués automatiquement en quelques clics.