Les voitures de société sont devenues un élément indispensable de nombreuses grandes et petites entreprises. Cependant, il n'est souvent pas réglementé dans les entreprises qui sont autorisées à conduire quelles voitures de société. La politique automobile devrait donc être un sujet pertinent pour chaque gestionnaire de flotte. En mettant fermement en œuvre des réglementations transparentes relatives aux véhicules de société, vous pouvez prévenir de manière proactive les conflits au sein de votre flotte à un stade précoce (notamment en ce qui concerne les problèmes d'utilisation, de responsabilité et de sécurité), simplifier les processus et également économiser du temps et de l'argent grâce à des structures fixes.

Mais qu'est-ce qu'une police d'assurance automobile exactement et comment trouver la « bonne » politique automobile pour votre parc automobile ? Nous allons vous l'expliquer.

Qu'est-ce qu'une politique automobile ?

Une police automobile (également appelée police automobile de société) définit l'ensemble des conditions-cadres relatives à l'utilisation des véhicules de société. Il précise exactement quels employés ont droit à un véhicule, quelles catégories, quels équipements et quels moteurs et quelles conditions d'utilisation sont définies.

En un sens, la politique définit les règles de gestion du parc de véhicules. Son contenu doit apporter de la clarté et prendre en compte les intérêts de l'entreprise et des employés individuels ainsi que les intérêts des employés individuels. Avec une bonne politique, votre flotte est sous contrôle à tout moment.

Qu'est-ce qui fait partie de la politique automobile ?

Le contenu d'une police d'assurance automobile dépend de la flotte individuelle. Il existe des modèles, mais en fin de compte, une bonne politique d'entreprise est toujours adaptée aux exigences de chaque entreprise. La question clé est la suivante : qui obtient quelle voiture et, en particulier, laquelle ? La réponse à cette question permet d'éviter les conflits entre les employés de l'entreprise et d'économiser du temps et de l'argent si un ensemble de règles définit clairement et de manière exhaustive les exigences exactes.

Les 10 composants les plus importants

• Description des tâches, des processus de mise en œuvre et des responsabilités de la flotte
• Définition du champ d'application pour le groupe d'utilisateurs autorisés
• Liste des catégories de véhicules disponibles, y compris les spécifications relatives à la sélection des véhicules et à l'équipement
• Conditions de transfert des voitures de société aux employés et imposition de l'avantage non pécuniaire
• Répartition des coûts et gestion des factures
• Description des tarifs d'entretien, y compris l'entretien, l'usure et les changements de pneus
• Description des services d'assurance, de gestion des sinistres et de mobilité
• Explication de la procédure de restitution du véhicule, y compris les raisons exceptionnelles
• Réglementation de la santé et de la sécurité au travail et des mesures de prévention des accidents
• Promotion de l'image, de l'efficacité et des objectifs environnementaux

Source : HDI mondial

Droit aux véhicules de la flotte

Le droit à une voiture de société dépend individuellement du domaine d'activité du salarié et du niveau hiérarchique auquel il se situe. La définition exacte des personnes ayant droit à une voiture de société est centrale et, dans une certaine mesure, constitue le paragraphe 1 de chaque police d'assurance automobile et est donc indispensable pour une politique automobile. Les droits à une voiture de société doivent être définis soit par une disposition du contrat de travail autorisant le salarié à utiliser la voiture, soit par une disposition complémentaire au contrat de travail proprement dit.

Le montant exact que l'employé obtient ensuite pour une voiture peut également être limité stratégiquement par la politique automobile. De cette manière, les employés ont la possibilité de choisir entre différents modèles sans dépasser le cadre. Les modèles de choix, que vous pouvez intégrer dans la politique automobile, comme par exemple le modèle utilisateur Chooser, peuvent contribuer au fait que vous accordez de l'individualité à vos collègues dans le choix du véhicule et vous les motivez ainsi davantage.

Quelle forme d'approvisionnement convient le mieux

En tant que gestionnaire de flotte, il vous incombe de mettre en place des structures de coûts transparentes au sein de la flotte. La politique automobile peut vous aider à définir des normes de prix transparentes et à trouver la bonne forme d'approvisionnement pour votre flotte. La question est de savoir quel formulaire d'achat convient le mieux à votre flotte. Spécifiez ici exactement ce qui est requis pour les voitures neuves, les véhicules existants et les voitures d'occasion. En outre, vous devez préciser le type de véhicules fourni par la flotte (achat ou location de véhicules). Dans le cas de véhicules loués, par exemple, un catalogue des réclamations est utile pour avoir une meilleure vue d'ensemble des directives. Cela inclut également les règles de conduite et les exigences d'information pour les conducteurs lorsqu'ils obtiennent un contrat de leasing.

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