Herausforderung

Optimierung der Gesamtbetriebskosten der Flotte und Senkung der Leasingkosten

TeamSystem ist das größte Softwareunternehmen in Italien und seit 1979 auf dem Markt. In den letzten zehn Jahren hat das in Pesaro ansässige Unternehmen mehrere Unternehmen übernommen. In der Vergangenheit verwendete das Softwareunternehmen Excel-Tabellen zur Verwaltung seiner Flotte. Im Zuge der Akquisitionen und der damit verbundenen Erhöhung der Anzahl der Fahrzeuge wurde ein professionelles Flottenmanagementsystem notwendig. Die TCO (Total Cost of Ownership) der Flotte sollten optimiert und die Leasingkosten gesenkt werden. Zu diesem Zweck benötigte TeamSystem einen vollständigen Überblick über alle Kostenpositionen. Ebenso sollten individuelle Fahrzeugdaten wie Vertragsdauern und die Nutzung von Tankkarten täglich verfügbar sein.

TeamSystem testete zunächst vier bis fünf verschiedene Anbieter von Flottenmanagement-Software. Diese Lösungen erfüllten jedoch nicht die hohen Anforderungen des Unternehmens. Entweder waren sie zu kompliziert in der Anwendung oder sie konzentrierten sich nur auf administrative Aufgaben.

Lösung

Volle Kontrolle über alle Flottenkennzahlen

Die Flottenmanagement-Plattform von Avrios erfüllt dagegen alle Anforderungen von TeamSystem. Alle Kostenbereiche und Fahrzeugdaten können in Echtzeit identifiziert, analysiert und verwaltet werden. Der Flottenmanager ist jederzeit über alles informiert, was Fahrzeuge und deren Fahrer betrifft. Die Daten fließen in die Fahrzeugversicherung ein und bilden die Grundlage für Leasingverträge. TeamSystem nutzt auch die Möglichkeit, die Plattform und ihre Tools individuell anzupassen. Dies eröffnet weitere Möglichkeiten zur Steuerung und Überwachung.

Die verbesserte Übersicht und die damit verbundenen Kontrollfunktionen haben es TeamSystem ermöglicht, mit nur zwei Mitarbeitern die Kosten massiv zu senken. Die Flottenkosten sanken von 5 Prozent der Unternehmensausgaben auf 1 Prozent.

Konkret sparte TeamSystem innerhalb eines Jahres innerhalb eines Jahres 80.000€ an zusätzlichen Flottenkosten ein. Dazu gehören beispielsweise geringere Schadenskosten. Die Ausgaben sanken von 300.000€ (2018) auf 220.000€. Das Ziel für 2020 ist eine weitere Senkung auf 150.000€.

Vorteile

Anpassung der Flottenstrategie

Dank Avrios konnte TeamSystem die Flottenkosten bereits massiv senken. Dieser Prozess ist für das Unternehmen noch nicht abgeschlossen. Weitere Kosteneinsparungen sind das Ziel. In einem nächsten Schritt plant das Unternehmen eine vollständige Auswertung der Avrios-Daten, um neue Richtlinien für die Fahrzeugflotte zu erstellen. Dies wird durch Datenstrukturen, die individuell eingerichtet werden können, und durch unternehmenseigene Richtlinien unterstützt.

Unabhängig von den Möglichkeiten zur Kosteneinsparung nutzt TeamSystem die Plattform, um die Flottenstrategie jederzeit intelligent anzupassen. Voraussetzung dafür ist die Kontrolle über alle Aspekte der Flotte. Es ermöglicht ein Eingreifen zu jeder Zeit. Echtzeitdaten und Analysetools sind die Grundlage für die Definition neuer Ziele. Aus diesem Grund will das Unternehmen Avrios sogar weiter nutzen, auch wenn die Kosten für die Flotte weiter gesunken sein werden.