Introduzione: passare a una gestione digitale della flotta

La gestione digitale della flotta apre nuove strade, ma i cambiamenti che ne derivano suscitano anche delle preoccupazioni nei fleet manager: ecco perché è importante riconoscere i vantaggi delle soluzioni digitali.

Vediamo insieme come funzioni l'onboarding presso Avrios, le opportunità, i vantaggi e le potenziali sfide della nuova forma di gestione della flotta. Dopotutto, il passaggio all'implementazione digitale è un passo importante che richiede attenzione per ridurre al minimo le difficoltà successive.

Perché passare a una gestione digitale della flotta?

I vantaggi della gestione digitale

Per comprendere al meglio il tema dell’onboarding, è importante esaminare anzitutto i vantaggi della gestione digitale del parco veicoli.

Rispetto alla gestione su carta o in Excel:

• l'accesso ai dati è più rapido,
• la creazione dei report è facilitata,
• il fleet manager ha modo di prendere decisioni in tempi brevissimi grazie alle analisi immediate,
• i costi della flotta (che in genere sono tra i primi cinque tra tutti i costi aziendali) vengono ottimizzati.

La gestione digitale della flotta offre i seguenti vantaggi:

• processi semplificati con una significativa riduzione del tempo dedicato alle attività quotidiane,
• accesso rapido a tutti i dati rilevanti,
• i costi possono essere richiamati con un solo click,
• i dati servono come base per le analisi e vengono assegnati in modo sempre appropriato a veicoli e autisti,
• i nuovi dati possono essere implementati con semplicità, facendo risparmiare tempo al fleet manager nelle attività quotidiane,
• le scadenze importanti non vengono più dimenticate,
• la gestione della flotta procede in modo fluido ed efficiente (si verificano meno errori rispetto alla gestione tradizionale).

Come funziona l'onboarding in Avrios?

Il passaggio da un sistema di gestione tradizionale della flotta a una soluzione digitale è cruciale per i fleet manager e può essere vissuto come fonte di preoccupazione. È quindi importante comprendere a fondo il processo di onboarding (come quello di Avrios, ad esempio).

Analizziamo allora gli step preliminari e le fasi centrali del processo.

Gli step preliminari

Ecco gli step preliminari che precedono l’onboarding vero e proprio:

• il primo passo è focalizzarsi sugli obiettivi fissati per la propria flotta,
• subito dopo, insieme al team di esperti (di Avrios), si deciderà in quali ambiti il software sarà necessario nell’immediato,
• solo dopo aver concordato gli obiettivi, Avrios inserirà i dati del cliente per iniziare a implementare il software (gli esperti restano costantemente al fianco del cliente durante questo processo per garantire che tutto si svolga senza intoppi e per ridurre al minimo il lavoro aggiuntivo necessario per la transizione),
• l'inserimento dei dati costituisce la base per la procedura successiva e consente di superare il processo di onboarding in Avrios senza problemi e senza difficoltà,
• una volta inseriti tutti i dati, si procederà con le fasi vere e proprie del processo per completare con successo l’onboarding.

Le fasi del processo di onboarding

Ecco le fasi centrali del processo.

Fase 1: Panoramica dati

Si inseriscono i dati importanti nel sistema, poi l'attenzione si concentra su una prima panoramica dello stato attuale della flotta:

• si analizza, insieme al cliente, quali veicoli facciano parte della flotta,
• si controllano l’utilizzo e la gestione dei mezzi,
• si monitora il quadro giuridico.

Solo quando è chiaro quali veicoli sono guidati e gestiti da chi, è possibile continuare a lavorare. Questa prima fase consiste principalmente:

• nella digitalizzazione dei dati della flotta,
• nella raccolta dei dati degli utenti,
• nella strutturazione efficiente della gestione della flotta.
• Il fattore decisivo è rappresentato dai dati da trasferire, che in genere riguardano:
• il tipo di veicoli,
• le informazioni sugli autisti,
• il prezzo lordo di listino,
• il costo del leasing,
• la durata dei contratti di leasing,
• l'approvvigionamento,
• le carte carburante,
• e altro ancora.

L'importazione dei dati e la loro successiva messa a disposizione rappresentano un processo molto specifico, le diverse dimensioni e orientamenti delle singole flotte, infatti, rendono impossibile una procedura standardizzata.

Più dati si importano, più precise e dettagliate saranno poi le analisi.

Fase 2: Definizione di compiti e obiettivi per l'onboarding

Una volta definiti i dati di base, si ha a disposizione la giusta base per continuare e monitorare più da vicino la flotta. In questa fase, si definiscono, insieme al cliente, i compiti e le date chiave. Si può trattare:

• del cambio degli pneumatici dei veicoli,
• della formazione degli autisti in materia di sicurezza,
• del controllo elettronico delle patenti di guida,
• di altri numerosi aspetti.

La gestione digitale della flotta, una volta impostata con successo, fornisce vasto supporto:

• promemoria automatici per gli appuntamenti importanti (cambio gomme, controllo della patente),
• identificazione degli autisti con consumi superiori alla media,
• report per i rifornimenti di carburante premium,
• armonizzazione della flotta attraverso regolamenti uniformi, come ad esempio una car policy interna,
• organizzazione della gestione dei sinistri (riduzione dei costi, analisi degli incidenti avvenuti, eccetera),
• concentrazione sulla riduzione e sull'analisi ottimale dei costi.

Fase 3: Raccolta dati con ottimizzazione continua

Il cuore del lavoro è costituito dai dati che devono essere raccolti e trasferiti. Questi dati costituiscono una base importante per le decisioni future. Ad esempio, possono essere utilizzati per determinare rapidamente se è necessario ottimizzare ulteriormente l'intera amministrazione. Ci si può concentrare:

• sull'ottimizzazione dell'utilizzo dei veicoli,
• su una migliore gestione degli appuntamenti,
• sull'organizzazione della gestione dei sinistri.

Un'ottimizzazione continua con eventuali adattamenti è quindi importante per ottenere esattamente il software su misura per la propria flotta.

Grazie all'attenta preparazione della fase di transizione, l'onboarding in Avrios è organizzato in modo tale che il fleet manager non debba preoccuparsi di eventuali tempi morti nel passaggio.

Conclusione: l'onboarding in Avrios supporta una gestione efficiente della flotta

Il futuro della gestione della flotta è:

• nel digitale,
• in un software che semplifica notevolmente le attività quotidiane.

I fleet manager in questo modo risparmiano molto tempo che può essere utilizzato per altre attività e per cambiamenti innovativi nella flotta, perché:

• i dati rilevanti sono costantemente disponibili in un solo click,
• i costi possono essere analizzati direttamente, allocati ed esaminati più da vicino in termini di potenziali risparmi.

Avrios affianca il cliente durante tutto il passaggio alla gestione digitale della flotta, così da:

• supportarlo nelle sfide,
• fugare i timori che la gestione della flotta possa non funzionare più senza problemi dopo il passaggio.