Obiettivi

• Assegnazione digitale e integrata del workshop
• Standardizzazione e trasparenza in caso di multe
• Gestione intelligente dei documenti

Sfida

Accelerazione delle riparazioni e delle procedure in officina, nonché centralizzazione delle multe e degli illeciti amministrativi

La start-up di Münster flaschenpost SE si considera sia un'azienda logistica che digitale. Fondata nel 2016, l'azienda ha attualmente 23 sedi in Germania e garantisce la consegna di bevande a domicilio entro 120 minuti. La flaschenpost SE è cresciuta rapidamente nel giro di pochi anni, il che si riflette anche nelle dimensioni della flotta. L'azienda ha iniziato con 40 veicoli solo a Münster e alla fine del 2020 l'intera flotta comprendeva già 1.500 veicoli per le consegne e 100 auto aziendali. Fino all'inizio del 2020, la flotta era gestita utilizzando fogli di calcolo Excel. Il tempo richiesto dal team di gestione della flotta composto da quattro membri è stato enorme.

La decisione del responsabile della flotta Stephan Zech a favore di un software di gestione della flotta dipendeva principalmente da due condizioni. Da un lato, la soluzione doveva essere adattata alla rapida crescita della flotta e alle visite in officina che inevitabilmente l'avrebbero accompagnata e, dall'altro, le multe precedentemente gestite in modo decentralizzato nelle singole sedi dovevano essere digitalizzate e consolidate. «Per noi è importante poter reagire immediatamente in ogni nuova sede «, spiega Stephan Zech. «Ciò è particolarmente vero per i danni e la manutenzione. L'intero processo, dalla ricezione della riparazione all'ordine in officina, deve supportare il flusso di lavoro di flaschenpost SE».

Soluzione

Integrazione intelligente dei dati e OCR

L'agile piattaforma di gestione della flotta di Avrios semplifica e accelera notevolmente i processi per flaschenpost SE. La base di ciò è la capacità di avere un'integrazione dei dati completamente digitale. Tutti i dati vengono aggiornati automaticamente e possono essere recuperati e valutati in tempo reale, anche quando sono mobili. Questo semplifica l'intero processo di officina. Utilizzando i dati del veicolo e gli schemi dei danni, Stephan Zech non solo può selezionare l'officina migliore in caso di danni, ma può anche prendere decisioni molto rapidamente. «Se la domanda di veicoli è molto elevata, potrei essere in grado di posticipare la manutenzione o combinare piccole riparazioni con la manutenzione successiva, il che riduce i tempi di fermo, fa risparmiare tempo e, in ultima analisi, riduce anche i costi».

In passato, l'amministrazione delle ammende rappresentava un grave problema per l'azienda. Con circa 7.000 conducenti alternati a 1.500 veicoli, non solo il tasso di ammenda era molto elevato, ma anche la loro amministrazione richiedeva molto tempo.

La soluzione in questo caso si chiamava tecnologia OCR. I ticket in arrivo vengono ora letti automaticamente e integrati nella piattaforma. «Grazie alla centralizzazione e alla standardizzazione, quest'area è completamente trasparente. Per noi era importante che la protezione dei dati fosse rispettata al 100%, e questo è il caso di Avrios «, sottolinea il responsabile della flotta Stephan Zech.

Vantaggi

Gestione dei documenti e analisi dei dati

Avrios semplifica l'analisi. Questo vale soprattutto per la gestione dei documenti. Tutte le informazioni e i dati rilevanti dei contratti di leasing e assicurazione sono disponibili per Stephan Zech in qualsiasi momento con un clic.

Le anomalie o i fattori di costo e quindi i potenziali di risparmio possono essere identificati immediatamente.

La gestione del rischio è un argomento importante in tutte le flotte. Anche in questo caso Stephan Zech e il suo team utilizzano le possibilità della piattaforma. Le informazioni sui singoli veicoli vengono richiamate e valutate regolarmente. «Diamo un'occhiata a quali veicoli sono dotati di telecamera di retromarcia o controllo della distanza di parcheggio, ad esempio, e a quanto è elevata la quota di danni dei singoli veicoli. In base ai dati, posso decidere se e quale sistema di assistenza è utile o meno».