Les gestionnaires de flotte n'ont pas la vie facile. Leur travail les oblige à avoir plusieurs balles en l'air en même temps tout en gardant une vue d'ensemble. Même si, en tant que gestionnaire de flotte, vous aimez essentiellement traiter avec les gens, les véhicules et le papier, certaines situations vous rendent fou. Nos conseils et astuces s'adressent exactement à ces situations ! Il s'agit de garder son calme et d'éviter au mieux de telles situations à l'avenir.

Courir après un kilométrage manqué

L'une des tâches du gestionnaire de flotte est de pouvoir estimer quels véhicules loués peuvent avoir un kilométrage supérieur ou inférieur. Cela permet au gestionnaire de flotte de prendre des contre-mesures à temps et d'éviter les mauvaises surprises et les coûts supplémentaires à la fin du contrat. Pour ce faire, il est essentiel d'avoir une vue d'ensemble du kilométrage actuel de tous les véhicules de la flotte. La vérité pour de nombreux gestionnaires de flotte est que pour la majorité des véhicules, les données de kilométrage ne sont souvent pas disponibles et mises à jour. Et voici le défi : appeler les conducteurs jusqu'à ce que vous ayez la liste complète des kilomètres parcourus, jetez un coup d'œil rapide aux véhicules eux-mêmes, examinez manuellement les relevés des cartes de carburant,...

C'est là que les logiciels de gestion de flotte peuvent vous aider. Avec Avrios, le kilométrage est automatiquement lu via l'intégration de la carte carburant et le kilométrage actuel est toujours disponible dans le système pour chaque véhicule. Voici un exemple de différents types de cartes carburant

Traitement fastidieux des dommages

Tous les gestionnaires de flotte craignent probablement le moment où un chauffeur appelle pour signaler un dommage. La correspondance jusqu'à la collecte de toutes les informations nécessaires sur les dommages, y compris les coordonnées, le déroulement de l'accident, les photos, etc., peut déjà prendre beaucoup de temps et d'efforts. Ensuite, il faut décider s'il convient de signaler les dommages à la compagnie d'assurance et, dans l'affirmative, toutes les informations pertinentes doivent être transmises. Et ce qui est bien plus important pour le conducteur : les dommages doivent être réparés rapidement. Pour le gestionnaire de flotte, cela signifie obtenir des offres de réparation, sélectionner et mettre en service un atelier, et peut-être même organiser un véhicule de remplacement. Dans tous les cas, il doit toujours garder un œil sur ce qui va suivre. Ce n'est pas une tâche facile, surtout s'il y a plusieurs dégâts en même temps.

Ici aussi, l'utilisation d'un logiciel peut être utile : dans Avrios, l'ensemble du processus d'endommagement est cartographié, depuis le rapport des dommages avec des photos prises directement depuis le smartphone par le conducteur, la gestion numérique des documents, un aperçu de l'état de tous les dommages survenus sur le parc et la commande de l'atelier. Il n'y a rien de plus facile.

Payer des amendes

Une ou deux contraventions pour excès de vitesse ou des amendes de stationnement font partie de la vie, que vous utilisiez votre voiture privée ou votre voiture de société. En tant que gestionnaire de flotte qui gère un grand nombre de véhicules, vous êtes donc régulièrement passible d'amendes. Cela fait partie du quotidien d'une flotte. Cependant, il n'est absolument pas nécessaire de recevoir des amendes en retard ou de les transmettre au chauffeur en retard, souvent avec des rappels supplémentaires et des frais de retard. De plus, les amendes ne sont souvent pas à payer par l'entreprise mais directement par la personne qui les a infligées, ce qui entraîne des coûts supplémentaires pour l'expédition et le contrôle.

Pour y remédier, une solution de gestion de flotte avec gestion automatique des amendes est une bonne idée, afin qu'aucune amende ne soit perdue ou ne soit payée à temps par la personne qui l'a infligée.

Réaliser des contrôles de permis de conduire

La conformité de la flotte et les obligations en matière de responsabilité du propriétaire : le cauchemar de tout gestionnaire de flotte ! Qui ne le sait pas, en fait, lors de la fête de Noël, alors que tous les chauffeurs sont sur place de toute façon, on a voulu vérifier brièvement les permis de conduire. Mais certains employés ne sont pas là du tout, d'autres n'ont pas leur permis de conduire sur eux et la documentation se fait de porte en porte sur une feuille de papier, voire pas du tout ! Malheureusement, l'entreprise ou le gestionnaire de flotte doit s'assurer qu'aucun employé ne conduit sans permis de conduire valide. Par conséquent, le contrôle devrait être obligatoire, de préférence pas seulement une fois mais même deux fois par an.

Le logiciel présente également un grand avantage à cet égard : numériquement, et donc indépendamment du lieu et de l'heure, le conducteur peut être automatiquement invité à remettre le permis, prendre brièvement une photo avec son smartphone, la télécharger, et le gestionnaire de flotte vérifie la licence dans le système et la libère. Réduire les risques liés à la conformité peut être aussi simple que cela !

Obtenir et comparer les offres de crédit-bail

La matinée commence par un rappel d'Outlook indiquant qu'un contrat de leasing expire dans six mois et que le gestionnaire de flotte a besoin d'une deuxième tasse de café immédiatement. Chaque achat est toujours une guerre de documents : obtenir des offres différentes, puis trouver et comparer les bons chiffres sur de grandes quantités de papier ? Un véritable défi qui peut pousser le meilleur gestionnaire de flotte à bout. En fait, vous devriez demander au moins trois offres comparatives, mais honnêtement, qui le fait régulièrement avec tout ce travail supplémentaire ?

Le défi consiste à numériser le processus d'approvisionnement à l'aide d'un logiciel : demander des offres, les faire lire, puis être en mesure de comparer les composants pertinents en un coup d'œil — les appels d'offres multiples et les appels d'offres simplifiés ! Avec Place de marché Avrios nous avons essayé de rendre ce processus très simple.