Gestion des installations propres

Depuis plus de 20 ans, DBU Facility Services AG s'engage à fournir des services d'installations professionnels et complets. De la gestion des installations à la technologie des bâtiments, en passant par l'entretien des espaces verts et le nettoyage des bâtiments, 260 employés fournissent des soins de haute qualité et économes en ressources à l'immobilier de la région métropolitaine de Zurich.

La flotte de l'entreprise comprend une centaine de véhicules. Pour gérer cela efficacement, DBU s'appuie sur la plateforme de gestion de flotte basée sur le cloud d'Avrios.

Des véhicules différents pour des usages différents

Les véhicules opérationnels des employés reflètent les différents domaines d'expertise de DBU :

Les responsables des installations ont à leur disposition des camionnettes pour transporter leurs outils ainsi que divers matériaux et fournitures pour le nettoyage des bâtiments. Les employés qui entretiennent les espaces verts conduisent généralement des camionnettes, qui sont également utilisées pour transporter du gravier, de la terre, des dalles et des pierres. Les techniciens transportent les pièces de rechange et les outils sur le chantier.

Pour chacun de ces véhicules, de nombreuses informations différentes sont générées chaque jour, qu'il s'agisse de factures d'atelier, de reçus de carburant ou de données de kilométrage. Avant de commencer à utiliser la nouvelle solution, il était difficile de collecter ces informations manuellement, de les stocker dans des feuilles de calcul Excel complexes et de les gérer à l'aide de formules complexes.

Cela n'a pas seulement compliqué la gestion de la flotte. Les données n'étaient pas non plus toujours à jour et l'ensemble du processus administratif était très sujet aux erreurs. Au final, les feuilles de calcul Excel sont devenues si complexes qu'un seul employé de l'ensemble de l'entreprise a pu les gérer.

Solution

Avrios s'est déjà montré convaincant lors de la phase de test

DBU souhaitait donc trouver une solution logicielle qui permettrait d'automatiser la gestion de la flotte de l'entreprise. « Grâce à Avrios, nous avons trouvé ce que nous recherchions très rapidement », explique Rolf Müller, directeur commercial technique chez DBU Facility Services AG. « Dès la phase de test, nous étions convaincus que la solution répondait à toutes nos exigences. Nous n'avons donc même testé aucun autre produit d'autres fournisseurs. »

La mise en œuvre s'est déroulée rapidement et sans problème, se souvient Rolf Müller. « Avec Avrios, nous disposons pour la première fois d'une unité d'information simple et fonctionnelle dans laquelle nous pouvons stocker toutes les données. Un historique est attribué à nos véhicules. Nous pouvons savoir à tout moment quand une voiture a été achetée, quels dommages elle a subie et quand elle a été conduite par quel employé. Et nous pouvons très facilement ventiler les coûts entre nos différents départements », déclare Rolf Müller, satisfait, avant d'ajouter :

Avantages

Décisions d'investissement basées sur les données actuelles

Les données requises peuvent être récupérées en très peu de temps et visualisées sur la base de différents paramètres. « Nous examinons régulièrement de près l'évolution des différents véhicules : de quelle quantité de carburant ont-ils besoin ? Y a-t-il des valeurs aberrantes ou est-ce qu'elles se répètent au fil des années ? Sur cette base, nous prenons ensuite la décision de les conserver dans la flotte, ainsi que le nombre et les types de véhicules à acheter au cours de l'année à venir. Pour ce faire, nous n'avons plus besoin de lancer des processus complexes au sein du service de comptabilité, mais de tirer nos conclusions sur la base des données », explique Rolf Müller.

En attendant, huit personnes travaillent pour Avrios. « Nous apprécions particulièrement le fait que toutes les données de flotte provenant de nombreuses sources soient rassemblées sans que nous ayons à tout vérifier manuellement. » Maintenant que les données ne sont plus conservées dans une liste Excel mais dans une base de données, plusieurs employés peuvent les utiliser en même temps.

Plus rapide, plus intuitif et plus à jour

En consolidant les données, DBU économise du temps et de l'argent grâce à la gestion de sa flotte.

« Nous avons réduit de moitié le temps et les efforts nécessaires à l'entretien de nos véhicules », déclare Rolf Müller, satisfait. « Nous n'avons plus à faire des allers-retours dans l'entreprise pour recueillir toutes les informations provenant de différentes sources. Aujourd'hui, nous pouvons simplement consulter le système et trouver toutes les informations en un clic. Les tâches impopulaires, telles que la création de nouveaux véhicules, ne sont plus reportées et prennent exactement deux fois moins de temps qu'auparavant. Nos données sont toujours à jour. »

Avant l'introduction de la plateforme Avrios, la gestion des cartes carburant était une activité particulièrement chronophage. Grâce au module de cartes de carburant, il est désormais très facile d'attribuer des cartes aux conducteurs ou aux véhicules, les données de facturation sont automatiquement importées et les problèmes potentiels sont identifiés rapidement. Grâce au module de dommages, toutes les informations relatives à un cas de dommage spécifique peuvent être consolidées pour la documentation des dommages, les devis de réparation et jusqu'au règlement avec la compagnie d'assurance. Avrios permet ainsi de passer en revue les dossiers et d'analyser les modèles et les tendances en matière de dommages afin de réduire les coûts d'assurance et d'améliorer la sécurité des conducteurs. « Dans l'ensemble, nous sommes satisfaits », résume Rolf Müller.