Lenk- und Ruhezeiten müssen zur Sicherheit im Verkehr eingehalten werden – zur Dokumentation kommt ein Tageskontrollblatt zum Einsatz. Nicht alle Fahrer eines Fuhrparks müssen ein Tageskontrollblatt führen, so ist dies beispielsweise für den klassischen Firmenwagen nicht immer erforderlich. Hier erfahren Sie, wer in welcher Form die Dokumentation erbringen muss und welche möglichen Alternativen es zu PDF-Tageskontrollblättern für den Fuhrpark gibt.
Was ist ein Tageskontrollblatt?
Mit einem Tageskontrollblatt ist die Aufzeichnung von den Lenk- und Ruhezeiten von Berufskraftfahrern gemeint. Durch die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Lenk- und Ruhezeiten soll die Sicherheit im Straßenverkehr erhöht werden. Vorgeschrieben ist das Tageskontrollblatt für gewerbliche Fahrten wie für den LKW-Verkehr, falls kein Fernschreiber vorliegt. Da alle Lenk- und Ruhezeiten während der Fahrt eingetragen werden, wird das Tageskontrollblatt häufig als Fahrtenbuch bezeichnet. Es handelt sich um einen Vordruck, der von Lkw-Fahrern mit einem Gesamtgewicht ab 2,8 Tonnen vollständig auszufüllen ist.
Wer muss ein Tageskontrollblatt führen?
Das Tageskontrollblatt ist von jedem Fahrer persönlich auszufüllen und muss tagesaktuell gehalten sein. Jedoch ist das Führen dieser Form der Dokumentation nicht von allen Fahrern eines Unternehmens vorgeschrieben. So entfällt die Dokumentation beispielsweise für Fahrer, die nicht hauptberuflich dieser Tätigkeit nachgehen. Berufskraftfahrer mit einem LKW ab einem Gewicht von 2,8 Tonnen bis 3,5 Tonnen müssen ein Tageskontrollblatt ausfüllen oder einen Fahrtenschreiber einsetzen.
Dokumentationspflicht ab 3,5 Tonnen
Ein digitaler Fahrtenschreiber ist ab einem Gesamtgewicht von 3,5 Tonnen Pflicht. Daher hängt es davon ab, wie groß das Gesamtgewicht ist, ob ein Tageskontrollblatt zu nutzen oder nicht. Durch den Einsatz von Telematik oder einem GPS-Tracker erübrigt sich somit das Tageskontrollblatt, da sämtliche Daten in digitaler Form vorliegen. Ohne eine Dokumentation dürfen Berufskraftfahrer ab einem Gesamtgewicht von 2,8 Tonnen nicht unterwegs sein.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang der Hinweis, dass es Ausnahmen von der Regel gibt, ein Tageskontrollblatt zu führen. Wenn die Haupttätigkeit des Fahrers nicht im Fahren an sich besteht und es beispielsweise darum geht, Materialien oder Maschinen zu transportieren, dann muss die Dokumentation nicht erfolgen. Bei Probefahrten oder bei Einsatzfahrzeugen ist die Pflicht zum Führen von einem Tageskontrollblatt ebenfalls nicht gegeben.
Der richtige Zeitpunkt zum Ausfüllen der Fahrerkarte
Um keine wichtigen Daten zu vergessen, sollte das Tageskontrollblatt direkt nach der Fahrt oder nach dem Ende einer Schicht ausgefüllt werden. Andernfalls kann es passieren, dass die Daten unvollständig sind und beispielsweise die genauen Lenk- und Ruhezeiten oder die Kilometerstände nicht mehr stimmen. Sowohl am PC oder von Hand darf ein Tageskontrollblatt bei einem Gesamtgewicht des Fahrzeuges bis 3,5 Tonnen ausgefüllt werden. Bei einem höheren Gewicht geht es weniger um den richtigen Zeitpunkt der Dokumentation, sondern um die Art an sich. In einem solchen Fall ist die digitale Dokumentation vorgeschrieben, sodass ein händisch geführtes Tageskontrollblatt nicht mehr ausreichend ist.
Wie fülle ich ein Tageskontrollblatt richtig aus?
Beliebt ist die Verwendung von einem PDF-Tageskontrollblatt, da auf diese Weise eine vorgefertigte Lösung vorhanden ist und sich im Arbeitsalltag Zeit einsparen lässt. Durch einen Vordruck passiert es Fahrern nicht so leicht, dass die Dokumentation unvollständig oder falsch erfolgt. Daher spart ein durchdachtes Tageskontrollblatt in PDF Form Zeit und Geld, sobald es um eine offizielle Kontrolle der eingegeben Daten geht. Ein Muster ist beim Tageskontrollblatt sinnvoll, da jeder Fahrer direkt weiß, welche Daten bei der Dokumentation anzugeben sind und wichtig sind. Nur wenn die Dokumentation richtig erfolgt, sind keine Konsequenzen in Form von Bußgeldern zu erwarten. Daher müssen Fahrer sämtliche Pausen, Fahrtzeiten sowie Start und Ziel der Fahrt angeben. Zusätzlich sind Kilometerstände, Kennzeichen des betreffenden Fahrzeuges und die persönlichen Daten des Fahrers zusammen mit dem Datum der Fahrt anzugeben. Auf diese Weise ist es für das Unternehmen auch leichter, die genaue Arbeitszeit zu berechnen.
Folgende Daten muss ein Tageskontrollblatt-Muster enthalten:
- Datum der Fahrt
- Kennzeichen des Fahrzeugs
- Kilometerstände
- Daten des Fahrers
- Alle Lenk- und Ruhezeiten
- Lenk- und Ruhezeiten sowohl täglich als auch wöchentlich
- Ort zum Fahrtbeginn sowie beim Ziel der Fahrt
- Unterbrechungen der Fahrt
- Die Art der Ladung
- Eventuell zusätzliche Arbeitszeiten, falls vorhanden
Die Aufzeichnung der Lenk- und Ruhezeiten
Durch das Gesetz ist eine genaue Aufzeichnung der Lenk- und Ruhezeiten vorgeschrieben. Die Zeiten und deren Kontrollen werden vom Bundesamt für Logistik und Mobilität im Bereich Fahrpersonalrecht geprüft und festgelegt. Zu beachten ist dabei, dass die tägliche Lenkzeit bei 9 Stunden liegt. Zweimal in der Woche ist es zulässig, die maximale Lenkzeit auf 10 Stunden auszudehnen. Daher kommt es bei einer Kontrolle vom Tageskontrollblatt und den enthaltenen Angaben nicht nur auf die täglichen Lenk- und Ruhezeiten an. Genauso sind wöchentliche Lenk- und Ruhezeiten zu beachten, die in die Dokumentation einfließen müssen. Die Aufzeichnung der Zeiten von Berufskraftfahrern erfolgt nicht freiwillig, sondern ist verpflichtend. Daher ist immer auf eine Einhaltung der Vorgaben zu achten.
Manuelle oder digitale Tageskontrollblätter
In vielen Unternehmen ist ein Tageskontrollblatt als Dokument bei Word oder Excel oder im PDF-Format üblich. Jedes Format ist dabei vollkommen in Ordnung, solange nur alle wichtigen Daten aufgeführt sind und die Fahrer die Dokumentation gewissenhaft übernimmt. Als Alternative zum Tageskontrollblatt in Papierform bietet sich eine digitale Lösung in Form von einem Fahrtenschreiber oder durch die Nutzung von einem GPS-Tracker an.
Vorteile einer digitalen Lösung für Fuhrpark und Fahrer
Kommt ein GPS-Tracker oder ein eingebauter Fahrtenschreiber zum Einsatz, ist das handschriftliche Ausfüllen von einem Tageskontrollblatt nicht mehr erforderlich. Ein großer Vorteil für den Fuhrpark sowie für offizielle Stellen besteht darin, dass die digitalen Aufzeichnungen nicht manipulierbar sind. Handschriftliche Eintragungen lassen sich sehr wohl manipulieren, sodass diese Aufzeichnungen nicht unbedingt der Realität entsprechen müssen. Der Vorteil der digitalen Lösung für Fahrer besteht im verringerten Zeitaufwand, da das Ausfüllen von einem Tageskontrollblatt in PDF-Format schließlich mit Zeit verbunden ist. Falls es sich daher für die Flotte anbietet, Fahrzeuge mit einem Gewicht zwischen 2,8 und 3,5 Tonnen mit einem GPS-Tracker oder einem Fahrtenschreiber auszustatten, ist das durchaus mit einigen Vorteilen verbunden.
Konsequenzen bei Missachtung von einem Tageskontrollblatt
Die Dokumentation der Lenk- und Ruhezeiten ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Die Missachtung der Aufzeichnung ist somit mit Konsequenzen verbunden. Fällt im Rahmen einer Kontrolle auf, dass Daten fehlen oder die Dokumentation ganz ausgelassen wurde, drohen Bußgelder von 100 Euro. Bei einem mehrmaligen Verstoß gegen diese Regelung kann sich das Bußgeld erhöhen. Außerdem ist das Unternehmen dazu verpflichtet, die Daten für ein Jahr aufzubewahren und erst im Anschluss zu vernichten. Da eine Missachtung dieser Vorschriften im Kontrollfall zu Bußgeldern führt, ist es empfehlenswert, hier konsequent alle Daten aufzubewahren.
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Häufige Fragen zum Tageskontrollblatt
Wie lange sind Tageskontrollblätter aufzubewahren?
Die Fahrer sollen neben dem aktuellen Tageskontrollblatt die Aufzeichnungen der letzten 28 Tage mitführen, falls es zu einer Überprüfung kommt. Aufzeichnungen, die älter als 28 Tage sind, müssen dem Unternehmen vorliegen. Das Unternehmen ist dabei verpflichtet, die Tageskontrollblätter für ein Jahr aufzubewahren.
Gibt es Unterschiede zwischen einem Tageskontrollblatt und einem Fahrtenbuch?
Oftmals kommen die beiden Begriffe so zum Einsatz als würde es sich um eine identische Sache handeln. Doch ein Fahrtenbuch muss nicht zwingend für den Berufskraftverkehr eingesetzt werden. Vielmehr besteht auch die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch anstelle der verbreiteten 1 % Regelung aus steuerlichen Gründen zu nutzen. Das Tageskontrollblatt ist zwar wie ein Fahrtenbuch aufgebaut, ist jedoch in der Art der Gestaltung nur für Berufskraftfahrer von Bedeutung.
Ist das Führen von einem Tageskontrollblatt Pflicht?
Für Berufskraftfahrer, die Fahrzeuge mit einem Gesamtgewicht zwischen 2,8 und 3,5 Tonnen bewegen, ist das Führen von einem Tageskontrollblatt Pflicht. Möglich ist ebenfalls eine digitale Aufzeichnung, die ab einem Gesamtgewicht von 3,5 Tonnen ohnehin gesetzlich vorgeschrieben ist.
Was ist in erster Linie bei einem Tageskontrollblatt zu erfassen?
Fahrer müssen alle Lenk- und Ruhezeiten ausfüllen, wobei Pausen genau wie Fahrtzeiten gewissenhaft in das Tageskontrollblatt einzutragen sind. Auf diese Weise wird für eine verbesserte Sicherheit im Straßenverkehr verhindert, dass zu lange Fahrtzeiten vorkommen.
Zusätzliche Infos zum Thema Tageskontrollblatt
- Telematik bei LKWs: Nutzen für den Fuhrpark
- GPS-Tracker kaufen: Das beste Modell für den Fuhrpark
- Geo Tracking
- GPS Überwachung von Firmenwagen: Was ist erlaubt?
- Fahrzeugortung
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