Ziele

• Verringerung des Verwaltungsaufwandes
• Transparenz bei Fuhrparkkosten
• Sicherstellen der Compliance im Fuhrpark

Herausforderung

Kostenkontrolle und Einhaltung der Halterpflichten

TeeGschwendner ist mit 123 Fachgeschäften in Deutschland Marktführer im Teefacheinzelhandel und bietet ein hochwertiges und vielfältiges Tee-Sortiment. Ein Online-Shop ergänzt das Vertriebskonzept.

Mit 20 Dienstwagen verfügt das Meckenheimer Unternehmen über einen eher kleinen Fuhrpark, der zudem nur nach und nach aufgestockt wurde. In der Vergangenheit wurden die Unterlagen zu den Fahrzeugen ganz traditionell in Aktenordnern abgeheftet. Dazu zählten neben den Fahrzeug- und Fahrerdaten auch Leasingverträge, Werkstattrechnungen sowie Schaden- und Versicherungsfälle.

Dies galt vor allem im Zusammenhang mit den Laufzeiten der geleasten Fahrzeuge.

Aber auch beim Thema Halterhaftung bestand Handlungsbedarf. Für die gesetzlich vorgeschriebene Führerscheinkontrolle suchte Michael Blank eine rechtssichere Lösung, die für ihn und die Fahrer mit möglichst wenig Aufwand verbunden ist.

Vorteile

Digitalisierung der Daten und damit Kostenkontrolle

Seit 2019 nutzt TeeGschwendner die Flottenmanagement Software von Avrios. Alle Stammdaten zu Fahrzeugen und Fahrern liegen nun in digitalisierter Form vor. Neu hinzukommende Daten wie etwa Rechnungen oder Schadenfälle werden automatisch den jeweiligen Fahrzeugen zugeordnet. Alle Daten sind jederzeit in Echtzeit abrufbar und übersichtlich angeordnet – ein enormer Zeitgewinn gegenüber dem Aktenstudium.

Auch alle Daten des Leasingpartners wurden in die Plattform integriert und mit Tankkarten ergänzt. Auf diese Weise lassen sich sowohl Aussagen zu einzelnen Kostenstellen als auch zu den Gesamtkosten eines Fahrzeuges treffen.

Die Plattform-Lösung ermöglicht Michael Blank die vollständige Kontrolle über die Kosten des Fuhrparks. Darüber hinaus bietet sie Analyse- und Berechnungsmöglichkeiten beispielsweise bei Sonderreparaturen, Betriebskosten und Leasingangeboten.  

Datentransparenz und Compliance-Sicherheit

Die einmal erfassten und integrierten Fahrerdaten bieten außerdem Unterstützung bei der Compliance. TeeGschwendner nutzt innerhalb der Plattform das Tool zur elektronischen Führerscheinkontrolle. Die regelmäßige Überprüfung der Fahrerlaubnis ist ein wesentlicher Bestandteil innerhalb der Halterhaftung.

Die sich wiederholende halbjährliche Kontrolle ist in den Stammdaten hinterlegt. Die Fahrer werden automatisch per E-Mail aufgefordert, ihren Führerschein mit dem Smartphone abzufotografieren. Das Bilddokument wird daraufhin der jeweiligen digitalen Fahrerakte zugeordnet. Die Überprüfung und der Zeitpunkt sind somit dokumentiert und jederzeit nachweisbar.

Der Zeitaufwand für die gesetzlich vorgeschriebene Führerscheinkontrolle ist für Michael Blank daher äußerst gering. Dennoch hat er die maximale Transparenz. Jederzeit kann er den Status der Überprüfung nachverfolgen und wird im Fall einer Verzögerung automatisch darüber informiert.