Telematica nella flotta: ne vale la pena?

Vale la pena, oggi, applicare la telematica alla gestione della flotta aziendale? Che differenza c’è tra telematica e gestione? Considerando i costi per l’installazione dei dispositivi sui veicoli e le restrizioni normative sulla privacy, ha senso introdurre la telematica nel proprio parco auto? Cerchiamo di capire.

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December 18, 2023
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Introduzione

La telematica nella gestione delle flotte consente di avere:

  • dati importanti sui veicoli,
  • la localizzazione dei mezzi in tempo reale,
  • un'ottimizzazione dell'utilizzo.

La differenza tra telematica e gestione della flotta

La telematica

È una tecnologia che raccoglie dati sul comportamento di utilizzo dei veicoli. Un sistema telematico può essere utilizzato per registrare dati come:

  • il consumo di carburante,
  • il comportamento di frenata,
  • l'accelerazione del veicolo,
  • i percorsi.

In genere è il sistema GPS a essere installato sui mezzi per consentire in modo affidabile il tracciamento in tempo reale degli stessi.

La gestione della flotta

La gestione della flotta è un approccio olistico che include tutti gli aspetti riguardanti il parco auto:

  • approvvigionamento dei veicoli,
  • gestione delle attività quotidiane del fleet manager,
  • panoramica dei tassi di perdita nella gestione dei sinistri,
  • visualizzazione dei costi totali,
  • e così via .

I fleet manager si avvalgono, sempre più, del supporto di un software di gestione per svolgere tutti i loro compiti avendo a portata di clic tutti i dati riguardanti ogni singolo veicolo e driver:

  • controllo elettronico della patente di guida,
  • questioni di conformità,
  • responsabilità del proprietario,
  • polizza auto,
  • rispetto delle norme di sicurezza,
  • e così via.

La combinazione di telematica e gestione della flotta: vantaggi

La combinazione di telematica e gestione della flotta sta diventando la strada sempre più battuta dai fleet manager. Prima di introdurre sistemi telematici nel proprio parco auto, però, è importante identificare i vantaggi ei limiti e considerare come ottenere il massimo da questa combinazione.

Monitoraggio della flotta: ottimizzazione delle flotte di veicoli con localizzatori GPS

L’introduzione della telematica nelle flotte aziendali, in genere tramite localizzatori GPS, è un argomento che si sta facendo determinante negli ultimi anni. Ma ne vale la pena? Analizziamone i vantaggi, gli ostacoli e tiriamo le somme.

Le aziende che utilizzano una varietà di veicoli per le loro attività commerciali si stanno rendendo conto dei vantaggi di questa tecnologia per gestire il loro parco auto in modo sempre più efficiente. Grazie al monitoraggio in tempo reale tramite software di gestione, è infatti possibile:

  • conoscere in tempo reale la posizione di tutti i veicoli,
  • registrare tutti i dati ad essi relativi,
  • avere esatta percezione dei tempi di guida,
  • ottimizzare le consegne,
  • pianificare in anticipo i percorsi più efficaci,
  • prevenire i tempi di fermo.
  • In questo modo è possibile ridurre sensibilmente i costi e aumentare l'efficienza dell'azienda.

I vantaggi della telematica nella flotta aziendale

Vediamo allora, nello specifico, i vantaggi sopraelencati.

Monitoraggio della flotta in tempo reale

I dati di posizione dei veicoli che giungono al fleet manager in tempo reale consentono di:

  • reagire rapidamente di fronte a eventuali criticità impreviste e prendere decisioni informate,
  • scegliere quale driver e quale mezzo possano svolgere un nuovo compito più velocemente,
  • avere un accesso immediato a importanti dati riguardanti il veicolo,
  • analizzare informazioni sul comportamento del driver alla guida (eccesso di velocità, frenate brusche, ...).

Perché il monitoraggio della flotta funziona

Miglior pianificazione degli interventi di manutenzione

Integrando i localizzatori GPS sui veicoli, le aziende possono monitorare lo stato di salute della propria flotta in tempo reale. Ciò consente una pianificazione precisa degli interventi di manutenzione in base ai dati di utilizzo effettivi. Invece, dunque, di eseguire la manutenzione in base al chilometraggio o a scadenze fisse prestabilite, i veicoli possono essere sottoposti a manutenzione individualmente e in base alla necessità contingente. Ciò comporta un prolungamento della durata dei veicoli e una riduzione dei costi operativi a lungo termine.

Addio ai tempi di inattività

Il monitoraggio della flotta consente di segnalare tempestivamente potenziali criticità dei veicoli. Grazie ai dati in tempo reale su:

  • prestazioni del motore,
  • pressione dell'olio,
  • altri parametri chiave,

le aziende possono essere proattive prima che si verifichino guasti. In questo modo non solo si riducono i costi di riparazione, ma si riducono al minimo i tempi di fermo del veicolo. Un'azienda costantemente aggiornata può reagire più rapidamente e garantire che tutti i veicoli siano sempre pronti per l'uso.

Pianificazione efficiente dei percorsi

Il monitoraggio della flotta con localizzatori GPS consente alle aziende di tracciare la posizione dei propri veicoli in tempo reale. Ciò consente una pianificazione ottimizzata dei percorsi per:

  • ridurre al minimo il consumo di carburante,
  • massimizzare l'efficienza delle consegne.

Le aziende possono anche rilevare i problemi di traffico in tempo reale e suggerire percorsi alternativi per risparmiare tempo e risorse.

Perfetta protezione antifurto

Un altro aspetto importante del monitoraggio della flotta è la protezione dai furti. I localizzatori GPS consentono di individuare i veicoli rubati e di essere misura preventiva scoraggiando potenziali ladri.

Miglioramento dello stile di guida

Il monitoraggio dei veicoli consente alle aziende di analizzare il comportamento di guida dei driver. Valutando i dati di:

  • velocità,
  • frenata,
  • tempi di inattività,

le aziende possono implementare programmi di formazione e istruzione per migliorare il comportamento di guida.

Questo contribuisce a:

  • aumentare la sicurezza sulla strada,
  • migliorare l'efficienza del carburante,
  • essere attenti alla manutenzione del veicolo.

Riduzione dei costi

La pianificazione precisa degli intervalli di manutenzione e l'eliminazione dei tempi di inattività portano a una riduzione dei costi operativi.

Soddisfazione del cliente

Un monitoraggio efficiente della flotta consente alle aziende di fornire i propri servizi in modo più affidabile e puntuale, aumentando la soddisfazione del cliente.

Ci sono problemi di privacy quando si introduce la telematica nella flotta?

Trattandosi di dati di registrazione relativi anche a persone, è importante fare alcune osservazioni su questo punto.

Il monitoraggio GPS delle auto aziendali risulta di particolare interesse per le aziende con un proprio parco auto, ma in genere è fonte di:

  • disagio per molti lavoratori,
  • preoccupazione per i datori di lavoro.

Ci si chiede infatti se sia del tutto legale, se ci siano conflitti con i diritti dei dipendenti.

In effetti, il monitoraggio GPS dei dipendenti è consentito a determinate condizioni, quindi solo se vengono rispettate alcune norme.

Il monitoraggio GPS della flotta è consentito?

Per installare un localizzatore GPS occorre per legge l’approvazione:

  • del sindacato
  • o dell’Ispettorato del lavoro.

Inoltre:

  • non è consentita l’installazione di un dispositivo GPS su veicoli aziendali per ragioni non strettamente connesse allo svolgimento dell’attività lavorativa.

Se il GPS viene installato su un veicolo in maniera illecita da parte dell’azienda:

  • le sanzioni imposte a un dipendente di cui è stata accertata un’infrazione (proprio grazie al GPS) non sono valide.

Infine:

  • i mezzi aziendali che possiedono localizzatori GPS devono recare la scritta “Veicolo sottoposto a localizzazione” o comunque avvisi ben visibili al dipendente,
  • il monitoraggio deve essere disabilitato durante le pause lavorative,
  • la posizione dev’essere oscurata dopo un certo periodo di inattività dell’operatore.

Il monitoraggio GPS è consentito se l’auto è ad uso promiscuo?

Il monitoraggio GPS:

  • è consentito, nel rispetto delle norme in vigore, mentre il veicolo è in uso per scopi lavorativi,
  • deve poter essere escluso quando il dipendente utilizza la vettura per scopi personali.

Il trattamento dei dati personali

Se i dati riguardanti la posizione coinvolgono non soltanto un veicolo, ma anche una persona, entra in gioco la normativa sulla GDPR.

Per quanto riguarda le auto aziendali, dunque, i dirigenti dovranno prendere in considerazione il trattamento dei dati, analizzando (ce lo illustra uno studio dettagliato sull’argomento):

  • le modalità del trattamento dei dati;
  • le finalità perseguite dall’azienda,
  • l’interesse dell’azienda;
  • i rischi preventivati e le misure necessarie.

Importanti saranno anche le misure organizzative adottate:

  • la designazione di un responsabile del trattamento dei dati (che in genere è il fornitore del software di tracciamento);
  • la data retention, ossia i tempi di conservazione dei dati trattati;
  • l’individuazione dei profili autorizzati ad accedere ai dati con l’indicazione delle operazioni che possono svolgere.

Inoltre occorrerà:

  • trattare i dati dovranno secondo le direttive del Regolamento UE 2016/679: liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione;
  • utilizzare i dati dovranno nel rispetto del dipendente e delle finalità aziendali;
  • informare i lavoratori attraverso un’apposita informativa.

Conclusione: telematica nella gestione della flotta, ne vale la pena

In un'epoca che vede la digitalizzazione divenire cruciale, ha senso pensare di introdurre la telematica nella gestione professionale della flotta.

Ne vale la pena, però, a fronte:

dei limiti imposti dalle normative sul trattamento dei dati personali,

del costo di installazione dei dispositivi GPS?

La telematica nella gestione della flotta offre innegabili vantaggi per i fleet manager, per l'azienda e per singoli settori come quello del controlling. Consente un'ottimizzazione continua dei costi e dell'utilizzo dei veicoli.

È importante però che il sistema telematico sia integrato in modo efficiente nella gestione della flotta e che tutte le norme siano correttamente applicate per tutelare la privacy dei driver e garantire un monitoraggio preciso dei mezzi.

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