Excel nella gestione della flotta: uno standard superato?

Per molti fleet manager, Excel è da sempre uno strumento “classico” per tenere sotto controllo veicoli, autisti e costi. Grazie a tabelle personalizzabili e filtri, esso rende possibile:

• registrare dati,
• monitorare sinistri, assicurazioni e scadenze.

Ma con l’aumentare della dimensione della flotta, Excel mostra tutti i suoi limiti:

• errori manuali,
• perdita di dati,
• mancanza di integrazione,
• notevole dispendio di tempo.

Perché Excel viene ancora usato nella gestione flotte?

Molte aziende non hanno ancora adottato soluzioni professionali moderne per la gestione del proprio parco auto. Excel appare infatti, inizialmente, come la soluzione più immediata:

• è conosciuto dai più,
• è flessibile,
• è facile da usare.

Alcuni gestiscono un file per ogni veicolo, altri dividono per tipologia (sinistri, costi, assicurazioni). I filtri e le funzioni di ordinamento offrono quindi una parvenza di controllo.

In assenza di alternative digitali, Excel è stato per anni la "scelta obbligata", tuttavia, la sua semplicità iniziale nasconde insidie, quindi è bene che i fleet manager si orientino su altro.

I limiti concreti della gestione flotte con Excel

Elevato margine d'errore

Il margine d’errore, utilizzando questi classici fogli di calcolo, è elevato. L’inserimento manuale dei dati porta inevitabilmente a errori, in particolare:

• celle sovrascritte,
• formule sbagliate,
• dimenticanze.

Tutto questo può compromettere l’affidabilità dell’intero documento.

Alto dispendio di tempo

Registrare:

• costi carburante,
• manutenzioni,
• sinistri,
• scadenze,
• assegnazioni

richiede ore preziose ogni settimana. Tempo che potrebbe essere dedicato ad analisi e decisioni strategiche.

Difficoltà di ricerca e analisi

Un semplice confronto tra i costi di due veicoli o la verifica dello storico di un conducente può trasformarsi in un’operazione complessa e poco intuitiva.

Nessuna automazione

Con Excel non è possibile automatizzare processi fondamentali come:

• il monitoraggio delle scadenze,
• l’assegnazione automatica dei costi,
• la generazione di report periodici.

Rischi decisionali

Decisioni basate su dati incompleti o sbagliati possono portare a scelte errate, con impatti economici significativi sulla flotta.

Soluzioni moderne per la gestione della flotta

Oggi, i fleet manager hanno a disposizione software di gestione flotte in grado di centralizzare e automatizzare l’intero processo. Uno dei più avanzati è Avrios, una piattaforma intelligente per il fleet management digitale.

Con Avrios è possibile:

• assegnare automaticamente veicoli e autisti,
• registrare e tracciare costi in tempo reale,
• generare report dettagliati in pochi click,
• ridurre drasticamente gli errori dovuti all’inserimentomanuale,
• ottenere una panoramica completa della flotta in un unico dashboard.

Conclusioni: Excel non basta più

La gestione della flotta aziendale con Excel sta diventando obsoleta. Infatti:

• l’aumento del numero di veicoli,
• la complessità delle normative,
• la necessità di ottimizzare tempi e costi

richiedono soluzioni digitali avanzate. Scegliere un software non è solo una questione di efficienza, ma una leva strategica per risparmiare tempo, evitare errori e prendere decisioni informate.

Per dire addio ai tradizionali fogli di calcolo Excel è dunque necessario optare per  una soluzione moderna, al fine di avere:

• maggior controllo,
• minor stress,
• risultati misurabili.