Introduzione: le attività quotidiane nella gestione della flotta

Il parco veicoli ha dimensioni differenti in ogni azienda, ma rappresenta sempre un grande carico di lavoro: risparmiare tempo nelle attività quotidiane diventa dunque sempre più importante. Indipendentemente dal fatto che la flotta sia composta da pochi veicoli da gestire in un'unica sede o da molti in sedi diverse, le varie attività richiedono sempre una programmazione precisa in termini di tempo.

Capita che la mole di lavoro che comporta la gestione della flotta possa essere sottovalutata sia dalla direzione che dal fleet manager.

All’ordine del giorno troviamo attività come:

• l’approvvigionamento,
• la manutenzione,
• l'assegnazione dei veicoli agli autisti,
• la gestione delle multe,
• l'aggiornamento del chilometraggio,
• il controllo delle patenti di guida,
• la pianificazione dei percorsi,
• il controllo di chi stia utilizzando ciascun veicolo.

Vediamo allora insieme le possibili soluzioni mirate a risparmiare tempo nella gestione quotidiana del parco auto.

Perché è importante risparmiare tempo nella gestione della flotta?

A causa dell'ampia gamma di compiti legati alla gestione, risparmiare tempo nella flotta è utile anzitutto per alleggerire il carico del fleet manager. In un momento storico in cui quest’ultimo deve concentrarsi sempre dipiù su:

• passaggio alla mobilità elettrica,
• sostenibilità del parco auto,
• risparmio economico,

questo punto è particolarmente importante. Soprattutto le attività di routine come il controllo degli autisti, dei veicoli e del consumo di carburante non devono più essere svolte manualmente. Esistono soluzioni più moderne che vanno oltre i classici fogli di calcolo Excel e automatizzano molte fasi di lavoro.

Attività classiche nella gestione della flotta

Nella gestione della flotta, i veicoli devono essere acquistati, assicurati, monitorati e controllati per quanto riguarda i costi, l'utilizzo e gli eventuali danni. Con l'aumentare delle dimensioni del parco auto, il carico di lavoro aumenta di conseguenza. Facciamo allora una panoramica dei compiti di cui si occupa il fleet manager quotidianamente:

• aggiornamento dei chilometraggi,
• registrazione, immissione e assegnazione di fatture/consumi di carburante,
• gestione multe,
• gestione delle richieste di risarcimento e delle persone coinvolte,
• controllo regolare delle patenti di guida,
• formazione degli autisti sulla sicurezza.

Come risparmiare tempo in queste attività?

In una flotta è necessario molto tempo per gestire le attività di routine: è quindi utile esaminare attentamente i compiti da svolgere e le possibilità offerte dal software giusto, così da non sottrarre tempo al fleet manager per le decisioni più importanti o per una strategia che consenta di risparmiare sui costi o di operare in modo più efficiente.

Un esempio pratico: l’aggiornamento delle letture dei contachilometri

L'aggiornamento delle letture dei contachilometri è importante per vari motivi:

• è possibile confrontare le prestazioni effettive del veicolo con quelle concordate con la società di leasing,
• si analizza con precisione il consumo di ogni veicolo,
• si è in grado di creare un'analisi dei costi completamente trasparente.

In linea di principio, il costo per chilometro percorso è più significativo del costo totale di un veicolo.

I vantaggi che derivano dall'aggiornamento regolare delle letture chilometriche sono i seguenti:

• è possibile determinare la vita utile ideale di ogni veicolo,
• si ottimizzano i contratti di leasing,
• si determina il momento migliore per la vendita di un veicolo,
• l'utilizzo della flotta viene migliorato, in quanto risulta trasparente quali vetture vengano guidate molto e quali meno.

Si tratta dunque di un compito importante per la flotta, che di solito può essere realizzato utilizzando e gestendo le carte carburante che mostrano esattamente:

• la quantità di carburante utilizzata,
• il chilometraggio corrente al momento del rifornimento.

Normalmente, il fleet manager lavora con un foglio di calcolo Excel e con uno scambio di e-mail con autisti e fornitori. I dati vanno copiati e incollati manualmente nelle tabelle, questo comporta:

• grande lavoro,
• molto tempo impiegato,
• possibilità di cadere in errore.

Come aggiornare le letture chilometriche risparmiando tempo

Per ogni dichiarazione di consumo di carburante:

• si devono prevedere circa 1 o 2 ore di lavoro,
• spesso si verificano errori durante la copia e ilsalvataggio dei dati,
• anche l'ulteriore richiesta via e-mail e l'aggiornamento manuale delle letture richiedono molto tempo.

Si dovrebbero prevedere quindi circa 2 ore di lavoro al mese, inoltre il fleet manager può difficilmente controllare se il chilometraggio dichiarato sia corretto o meno. A seconda delle dimensioni della flotta, il fleet manager può procedere con un controllo a campione, perché altrimenti la quantità di lavoro da svolgere sarebbe quasi impossibile da sostenere.

Due alternative per risparmiare tempo nelle attività quotidiane della flotta

1. Una programmazione più avanzata in Excel in combinazione con Visual Basic:

Il lavoro tradizionale con Excel è soggetto a errori. La registrazione diventa un po' più accurata quando si lavora con Visual Basic, un semplice linguaggio di programmazione che può essere utilizzato anche per programmare controlli di plausibilità in Excel. In questo modo è più facile riconoscerese le cifre inviate sono troppo alte o troppo basse rispetto agli standard della propria flotta.

Purtroppo, però, la richiesta di informazioni agli autisti via e-mail richiede ancora tempo e sono possibili errori dovuti al copia e incolla.

2. Il passaggio a un software di gestione come quello di Avrios:

• Le carte carburante possono essere registrate automaticamente,
• esse vengono anche controllate per verificarne la plausibilità grazie all'algoritmo integrato,
• il software invia direttamente all'autista un link se il chilometraggio non è corretto,
• gli autisti possono inserire la lettura del contachilometri su base giornaliera tramite un link, in modo che questa lettura venga assegnata direttamente al veicolo,
• non è necessario che il fleet manager inserisca il chilometraggio o invii una richiesta via e-mail.

Conclusione: il software come miglior soluzione perrisparmiare tempo nella gestione quotidiana della flotta

Non è possibile fornire una stima generalizzata dell'esatto tempo necessario al mese per la gestione della flotta, perché ci sono troppi fattori peculiari, tra cui:

• il numero di veicoli,
• gli autisti,
• i percorsi giornalieri e speciali.

Ciò che è certo è che la registrazione e la gestione dei dati in un classico foglio Excel è soggetta a errori. Questo tipo di lavoro costa al fleet manager molto tempo che potrebbe essere impiegato meglio. Passando a un software come quello di Avrios, soluzione moderna e trasparente, la flotta può risparmiare diverse ore alla settimana sulle attività quotidiane.

Una soluzione automatizzata, quindi:

• fa risparmiare tempo,
• riduce anche la probabilità di errori.

Attività di routine come:

fa risparmiare tempo,

riduce anche la probabilità di errori.

• la gestione delle multe,
• il recupero delle letture chilometriche,
• l'inserimento delle fatture del carburante,
• l'assegnazione dei veicoli,
• la pianificazione dei percorsi,
• la verifica della validità delle patenti di guida

non devono più essere eseguite manualmente.

Noi di Avrios riteniamo quindi che una soluzione digitale che raccolga direttamente tutti i dati sia la scelta migliore.