Car Policy: meglio aperta o chiusa?

È meglio che l’azienda opti per una Car Policy aperta o chiusa? È opportuno, per ottimizzare i costi, lasciare ampio margine di scelta sui veicoli ai dipendenti o tracciare una linea unica? Vediamolo insieme.

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Che cos’è la Car Policy

La Car Policy:

  • è un documento, stilato dall’azienda, che riassume tutte le regole in essere riguardanti l’utilizzo dei mezzi della flotta,
  • è rivolto a tutti coloro che abbiano a che fare con i veicoli aziendali, perciò, in prima istanza, ai driver, al fleet manager e ai fornitori, ma non esclude tutte le altre figure che si trovino a interessarsi del parco auto,
  • garantisce, nello specifico, i diritti e i doveri di ciascuno.

Che cosa regola la Car Policy?

La Car Policy regola, in particolare:

  • i soggetti coinvolti nell’uso/gestione dei veicoli;
  • le modalità d’uso dei mezzi;
  • la sicurezza;
  • le modalità di approvvigionamento dei mezzi;
  • le norme per l’assegnazione dei veicoli ai rispettivi driver;
  • la scelta dei veicoli;
  • tutti gli aspetti relativi a un utilizzo opportuno degli automezzi e a un’organizzazione efficiente della flotta.

Questo documento deve essere:

  • reso noto con estrema trasparenza,
  • sempre aggiornato e sottoscritto in ogni sezione da tutte le parti coinvolte, così da tener lontane eventuali diatribe.

Affinché, infatti, il parco automezzi possa funzionare in maniera efficace, è necessario che ciascuno svolga al meglio il proprio ruolo, seguendo queste linee guida dettate dall’azienda.

Cosa deve essere incluso in una Car Policy?  

Una Car Policy include tutte le norme che devono essere rispettate quando si forniscono auto aziendali, ossia:

  • considerazioni sulla possibilità di effettuare viaggi privati e sull’autorizzazione all’uso del veicolo da parte di altri membri della famiglia,
  • il comportamento da tenere in caso di incidente, a chi spettino i costi sostenuti,
  • il tipo di veicolo, l’equipaggiamento, ed eventuali dotazioni speciali.

Quanto più precisa è la politica di utilizzo delle auto aziendali, tanto minori saranno i malintesi in seguito.

Una Car Policy aperta

Avere una Car Policy aperta significa dare ai dipendenti che hanno accesso all’auto aziendale ampio spazio sulle scelte relative al mezzo che guideranno.

Significa dunque concedere loro di:

  • scegliere il proprio mezzo in una rosa di veicoli selezionati per ciascuna categoria di lavoratori (quindi nella car list proposta),
  • pensare alla configurazione dell’auto in base alle proprie esigenze specifiche,
  • individuare le personalizzazioni del veicolo e applicarle alla simulazione di modello finale che il fornitore dovrà rispettare.

I vantaggi di una Car Policy aperta

La Car Policy aperta consente ai dipendenti di:

  • potersi esprimere al massimo sull’auto aziendale,
  • personalizzarla in tutto e per tutto,
  • avere piena soddisfazione finale rispetto al mezzo.

È dunque, di certo, un grandissimo punto a favore nel rapporto tra dirigenza e lavoratori, perché riconosce amplissimo margine di movimento ed estrema libertà nella selezione e personalizzazione di una parte di grande rilievo per chi, per lavoro, utilizza un mezzo aziendale.

Gli svantaggi di una Car Policy aperta

Se il margine di decisione lasciato ai dipendenti è troppo ampio, si rischia che:

  • ogni auto scelta avrà modello, configurazione e personalizzazioni proprie,
  • potrebbero sorgere disparità tra i modelli guidati da dipendenti appartenenti alla stessa categoria.

Questo comporta che:

  • il fornitore si troverà a dover approntare modelli differenti con caratteristiche proprie,
  • i costi per l’azienda aumenteranno esponenzialmente a fronte di una produzione non in serie,
  • alcuni dipendenti potrebbero essere scontenti vedendo i modelli di colleghi appartenenti alla loro stessa categoria.

Una Car Policy chiusa

Avere una Car Policy chiusa significa non concedere spazio, ai dipendenti che hanno accesso all’auto aziendale, sulle scelte relative al mezzo che guideranno.

Significa dunque che:

  • la car list proposta dalla dirigenza prevede una rosa di veicoli già predisposti per ciascuna categoria di lavoratori,
  • non c’è modo, per il driver, di pensare alla selezione del proprio futuro modello di auto,
  • il dipendente non sceglie la configurazione, né, tantomeno, le personalizzazioni della vettura che guiderà.

I vantaggi di una Car Policy chiusa

La Car Policy chiusa consente all’azienda di:

  • scegliere le vetture da assegnare solo e unicamente in base alle proprie esigenze strategiche e di costo,
  • non concedere che ci siano disparità tra i modelli scelti tra dipendenti della stessa categoria,
  • presentare al fornitore una selezione di veicoli tutti identici così che il costo possa scendere a fronte di una produzione in serie.

È dunque, di certo, un grandissimo punto a favore nell’ottica di ottimizzazione dei costi da parte dell’azienda.

Gli svantaggi di una Car Policy chiusa

Se il margine di decisione lasciato ai dipendenti è troppo ristretto o inesistente, si rischia che i dipendenti si sentano inascoltati nelle loro esigenze.

Questo comporta che:

  • ci possano essere moti di malcontento,
  • la qualità del lavoro possa scendere in relazione all’insoddisfazione,
  • i guadagni possano diminuire di conseguenza.

Come mediare tra i due modelli di Car Policy?

Soluzione 1: la Car Policy aperta solo per alcune categorie

Una prima soluzione potrebbe essere quella di proporre una Car Policy:

  • che sia aperta solo per alcune categorie di dipendenti (le più alte, fascia A e B, dunque direttori e manager),
  • e chiusa per il resto.

Questo però comporterebbe uno scontento ancor maggiore nei dipendenti appartenenti alle categorie più basse, che vedrebbero la grande disparità di trattamento con i superiori.

Soluzione 2: una Car Policy chiusa, ma con indagine tra i dipendenti

Una seconda soluzione, forse più azzeccata ed equa, potrebbe prevedere:

  • una rosa di modelli predisposta dalla dirigenza,
  • un sondaggio proposto ai dipendenti sui modelli preferiti e (se possibile) su alcuni optional (tipo di vernice, climatizzatore, navigatore integrato)
  • una votazione da parte dei lavoratori,
  • la selezione dei modelli e delle configurazioni più gettonati (da sondaggio),
  • la preparazione di una car list chiusa (non modificabile né a livello di modelli, né di configurazioni, né di personalizzazioni) per i dipendenti.

In questo modo, la dirigenza si assicura di:

  • aver interagito con i dipendenti,
  • aver dato loro voce in capitolo,
  • aver accolto le loro preferenze,
  • aver comunque tenuto la rosa all’interno delle proprie esigenze strategiche e di costi.

Conclusione

Sarà dunque compito della dirigenza, con il supporto del fleet manager e delle altre figure aziendali essenziali, intuire le esigenze dei dipendenti e incontrarle il più possibile, grazie a una soluzione che tenga conto:

  • delle preferenze dei lavoratori,
  • delle necessità dell'azienda,

dunque di mediare tra Car Policy aperta e chiusa al fine di accontentare il più possibile coloro che guideranno le auto aziendali e ottimizzare i costi e i guadagni della compagnia.