Excel vs Software di gestione

I fogli di calcolo Excel sono ancora una buona soluzione per la gestione della flotta? Quali sono gli svantaggi e i limiti principali legati al loro utilizzo? In quali aspetti di fleet management un software di gestione può invece dare una svolta fondamentale alle operazioni quotidiane di organizzazione del parco auto, così come alla pianificazione strategica, all'ottimizzazione dei costi, e alla crescita della flotta? Vediamolo insieme.

Schema

Example H2

I vantaggi nell'utilizzo dei fogli di calcolo Excel

Sebbene Excel sia uno strumento molto pratico e versatile nell’utilizzo quotidiano per i lavori d’ufficio, esso raggiunge i propri limiti quando si tratta di gestione della flotta.

Conserva comunque qualche vantaggio, come:

i bassi costi di implementazione,
la facilità di creazione e gestione pur con conoscenze limitate,
la relativa semplicità nell’inserimento dei dati.

Excel può dunque essere un ottimo strumento per:

inserire dati tabulari,
utilizzare moduli semplici,
essere utilizzato come un semplice database.

Gli svantaggi nell'utilizzo dei fogli di calcolo Excel

Vediamo però gli svantaggi di Excel da considerare quando si gestiscono i veicoli di una flotta, al di là della grandezza del parco auto.

Mancanza di automazione

Excel non è uno strumento automatizzato, perciò:

occorre inserire tutti i dati manualmente,
è necessario aggiornarli costantemente.

Di conseguenza, c'è il rischio di:

errori,
perdita di dati,

che possono portare a risultati inefficienti e imprecisi.

L'inserimento manuale dei dati è inoltre molto dispendioso in termini di tempo e di risorse.

Ritardi nell’inserimento dei dati

I ritardi causati dall'inserimento manuale dei dati (a differenza di quello in tempo reale attraverso il software) possono comportare la circolazione di informazioni troppo datate che compromettono:

la creazione di report,
un processo decisionale efficiente.

Difficoltà nella valutazione dei dati

Sebbene Excel offra varie funzioni per l'analisi dei dati, è ancora difficile elaborare volumi di dati complessi e creare report significativi.

I fogli di calcolo Excel diventano dunque poco pratici:

con lo scorrere del tempo (il futuro ci parla di una quantità sempre più ingente di dati provenienti dai veicoli e dai driver),
con il progredire della flotta (più sono i mezzi, più informazioni sarà necessario raccogliere e analizzare).

Mancanza di integrazione dei dati

Excel non è in grado di:

interagire senza problemi con altri sistemi,
scambiare informazioni.

Ciò significa che rende difficoltoso, se non impossibile:

riunire i dati provenienti da fonti diverse per raccoglierli,
elaborare i dati in modo chiaro in un unico luogo,
integrarsi con fornitori e servizi esterni.

Difficoltà con il ridimensionamento della flotta

Se la flotta cresce, cresce anche la quantità di dati da raccogliere, inserire e analizzare.

Il compito di gestire e organizzare correttamente tutti questi dati e informazioni sulla gestione della flotta in Excel può diventare insostenibile per i fleet manager che devono occuparsene.

Bassa flessibilità

Un modello Excel non è flessibile come un software specializzato per la gestione della flotta. Se si desidera creare report e analisi personalizzati o se sono necessari moduli aggiuntivi per la gestione oil controllo dei veicoli, Excel rivela i suoi limiti.

Rischi per la sicurezza informatica

I modelli di Excel sono passibili di:

perdita di dati,
attacchi informatici,

che possono mettere a rischio dati e informazioni.

Aumento dei tempi amministrativi

Aumento dei tempi amministrativi per completare processi come il controllo della patente di guida.

Limiti collaborativi

Uno degli svantaggi più significativi di Excel è la mancanza di supporto per la collaborazione. Anche quando si abilita la modifica multiutente e si archivia il file Excel su un server condiviso, il processo è soggetto a errori e può comportare la sovrascrittura del lavoro degli altri.

Poca personalizzazione

Excel è uno strumento efficace se:

resta in uso entro i limiti di ciò per cui è stato progettato,
si utilizza a un livello generico, senza pretesa di personalizzazione.

Se è necessario aggiungere:

interfacce specifiche,
attività più complesse

è il momento di sostituirlo con soluzioni automatizzate.

Sicurezza, conformità, contenimento costi

Se i dati relativi a ciascun veicolo non sono registrati, monitorati e analizzati in tempo reale e con grande precisione, c’è il rischio che il fleet manager non si accorga immediatamente delle criticità. Questo comporta:

un problema di sicurezza, perché si potrebbero lasciar circolare mezzi non perfettamente performanti o driver non attenti alla guida,
un problema di conformità, perché potrebbero sfuggire scadenze importanti con conseguenze legali e finanziarie significative,
un problema di mancato contenimento dei costi, perché senza un monitoraggio serrato di driver e veicoli, sfuggono le criticità nei consumi, nelle manutenzioni, nelle sanzioni.

Ecco perché è importante investire in un software di gestione della flotta.

I vantaggi del software di gestione

Passare a un software di gestione comporta alcuni vantaggi determinanti per l’azienda:

garantisce una visibilità completa dei dati;
riduce i costi;
permette di risparmiare tempo, grazie alle automazioni;
consolida la flotta e la prepara per la crescita;
consente di restare sempre aggiornati.

1) Gestione dei dati

Centralizzazione dati: La digitalizzazione del parco auto consente di organizzare i dati e di centralizzare – su un’unica piattaforma – tutte le informazioni riguardanti la flotta (tipo di veicoli, gestione/utilizzo dei mezzi, condizioni contrattuali, stato delle vetture, emissioni,…), quindi di possedere una struttura coerente e completa dei dati (interni ed esterni) sempre disponibile in maniera immediata e totale.
Inserimento automatico dati: I dati non devono più essere inseriti manualmente, con il rischio di compiere errori e con un copioso investimento di tempo. Essi vengono acquisiti, caricati, distribuiti e assegnati dalla piattaforma in maniera automatica, senza richiedere sforzo alcuno all’utente. (esempi: registrazione veicoli/gestione carburante).
Dati connessi: Tutti i dati, inseriti in automatico, restano sempre connessi, il che comporta un’estrema semplicità e un’importante razionalizzazione nel loro reperimento.
Accessi multipli contemporanei ai dati: Tutti i dati risultano accessibili a più persone contemporaneamente, da più postazioni. Attraverso questi interventi incrociati e non vincolati dalla staticità di un sistema non reattivo, la gestione incrementa la propria efficienza in maniera esponenziale e può crescere senza essere frenata da problemi inattesi, perché tutto resta, sempre, sotto controllo.

2) Gestione dei processi e dei flussi di lavoro

Fluidità nella gestione dei processi: Con l’automatizzazione dell’inserimento dei dati sulla piattaforma, tutti i processi di reperimento dati subiscono una significativa velocizzazione e diventano estremamente chiari e semplici. Di conseguenza, anche la rapidità e l’efficacia di reazione da parte del fleet manager si fanno significative.
Gestione attività con notifiche personalizzate: Le notifiche e i promemoria assolutamente personalizzabili fanno in modo che il fleet manager sia sempre aggiornato, in tempo reale, su scadenze (revisioni, …), incombenze (controllo patenti, …), e criticità (aumento consumo carburante del dato veicolo, …), così che non si verifichino ritardi o inadempienze e che la flotta sia costantemente efficiente.
Gestione dei danni: La gestione dei danni ai veicoli diventa immediata e intuitiva. Tutti i dati e le comunicazioni relativi a constatazioni di sinistro, preventivi per le riparazioni, e altro sono infatti riuniti in un unico file digitale. Questo permette di prendere decisioni in maniera molto rapida su assicurazioni, riparazioni, e metodi di risoluzione.
Gestione dell’approvvigionamento: La visibilità completa di tutte le offerte e di tutti i preventivi e la reperibilità di tutti i dati su un’unica piattaforma rendono semplici e immediati i confronti, così da poter decidere in maniera più snella se acquistare, prendere in leasing o a noleggio i veicoli e presso quale fornitore sia più vantaggioso.

3) Conformità

Verifiche automatiche delle patenti: È un passaggio fondamentale per la conformità della flotta aziendale. Se avviene per via telematica grazie a software, diventa estremamente rapida e semplice. Questo permette d’essere sempre in regola (conformi, per l’appunto) e di evitare problemi legali, nonché esborsi economici imprevisti.
Formazione dei driver: Punto fondamentale per sensibilizzarli a una guida oculata e opportuna e per aggiornarli su tutte le norme in vigore, così da evitare il più possibile sinistri e sprechi, e da contenere i costi.
Gestione dei file per sanzioni: Le sanzioni, in una flotta aziendale, sono inevitabili, ma grazie al software digestione, è possibile tenerle sotto controllo in maniera molto immediata e intuitiva: esse vengono lette, infatti, dal software stesso, il quale permette poi di interagire direttamente con i driver e con le autorità.

4) Analisi

Analisi dei costi: Grazie alla presenza del software, tutti i dati relativi a ogni veicolo sono disponibili a portata di click e visibili in qualsiasi momento, con uno sguardo ampio e capillare. Si ha dunque la percezione netta del costo di ogni fattura, delle spese generali e particolari per ogni veicolo, sia per quanto riguarda il carburante, che per la manutenzione, che per qualsiasi altro aspetto.
Monitoraggio dei consumi: Grazie alla disponibilità di tutti i dati che giungono in automatico sulla piattaforma digitale dalle carte carburante, il fleet manager ha a disposizione una panoramica esaustiva sui costi per il rifornimento e sul chilometraggio di ogni veicolo: nel momento in cui si accorge di consumi anomali rispetto alla norma, dunque, può intervenire per ridurli in una prospettiva a breve e a lungo termine (manutenzione, controllo criticità/scelta di veicoli più efficienti).
Controllo delle emissioni: Sia il consumo che le tipologie di carburante hanno un impatto significativo sulle emissioni di una flotta. Grazie all’analisi dei dati, quindi, il fleet manager/mobility manager ha la possibilità di prendere decisioni mirate sulla mobilità del proprio parco auto e dei propri dipendenti, in vista di una gestione che sia sempre più conforme agli standard europei in materia di obiettivi ambientali.
Controllo del chilometraggio: Il software è in grado di fornire, in tempo reale, tutte le informazioni riguardanti il chilometraggio d’ogni veicolo, comprese quelle sul chilometraggio residuo previsto da ogni contratto di leasing/noleggio, così da non incorrere in eccessi, che comportano esborsi importanti.

Il software Avrios

Avrios, oltre a offrire, in toto, tutte le funzionalità appena esplicitate, consente la creazione gratuita di un account che offre i servizi di base della digitalizzazione della flotta, senza limiti di tempo. Questo aspetto lo porta dunque in una competizione ancor più serrata con il tradizionale foglio di calcolo Excel, nel momento in cui i fleet manager hanno la possibilità di esperire in maniera immediata, sul campo e senza costi, tutti i risvolti positivi della transizione al digitale. (Scegliendo, in seguito, il pacchetto Pro, è possibile controllare e ridurre i costi della flotta in modo molto efficace, mentre con il pacchetto Enterprise si può far fronte alle esigenze peculiari che caratterizzano, in particolare, la propria flotta. Diversi piani per ogni esigenza.)

Conclusione

Nonostante Excel sia un sistema:

di relativamente semplice utilizzo,
dai costi limitatissimi,

esso presenta importanti svantaggi, in particolar modo per la gestione delle flotte.

La mancata automazione nell’inserimento, nel recupero e nell’analisi dei dati relativi al parco auto comporta un limite cruciale, dal quale poi scaturiscono tutti gli altri: