Obiettivi

• Automazione
• Centralizzazione
• Trasparenza
• Riduzione dei costi

Sfida

Consolidamento di tutti i dati della flotta e dell'automazione dei processi

MeierTobler AG, specialista svizzero in tecnologie edili fondata nel 2018 dalla fusione delle società Walter Meier e Tobler Haustechnik. L'azienda è attiva principalmente nel mercato del riscaldamento, della ventilazione e del condizionamento dell'aria e, a seguito della fusione, Meier Tobler dispone ora di una flotta di circa 750 veicoli.

Anche prima della fusione, Walter Meier era alla ricerca di una nuova soluzione di gestione della flotta. I dati della flotta erano decentralizzati. I dati relativi all'amministrazione dei veicoli e alla gestione dei danni sono stati archiviati in due database diversi, mentre un file Excel conteneva i dati relativi agli ordini e alle restituzioni dei veicoli. Tutte queste informazioni dovevano essere trasferite su un comodo e centrale sistema di gestione dei dati per semplificare i processi interni. È stato inoltre necessario ridurre a due i fornitori di leasing e introdurre una procedura di offerta multipla. In definitiva, l'obiettivo era semplificare, ottimizzare e automatizzare i processi, il tutto creando trasparenza, identificando i potenziali risparmi e riducendo e prevedendo i costi.

Soluzione

Avrios crea trasparenza e accessibilità dei dati

MeierTobler si affida alla piattaforma di gestione della flotta Avrios per gestire e ottimizzare la propria flotta. La nuova soluzione ha stabilito una struttura dati coerente, ottenendo una panoramica completa dei dati della flotta. Il risultato è una panoramica completa dei dati della flotta. Sono memorizzati in un unico sistema e ciò consente il controllo dei processi, dall'ordine alla restituzione dei veicoli.

Avrios garantisce anche la pianificazione futura: la soluzione può essere adattata alla crescita della flotta e consente quindi un aumento a lungo termine dell'efficienza nella gestione della flotta. Con solo tre dipendenti, i dati consolidati di 750 veicoli possono essere elaborati centralmente con una riduzione significativa del lavoro e delle comunicazioni. Il team di gestione della flotta può utilizzare Avrios, ad esempio, per accedere allo stato dei dati affidabile e aggiornato tramite smartphone, semplificando molte officine e i processi di coordinamento interno e garantendo che i dati possano essere elaborati indipendentemente dalle assenze del personale.

Dopo l'implementazione di Avrios, MeierTobler ha avviato una procedura di Multi-Bidding con due fornitori di leasing. Tutto è iniziato con il rapporto di restituzione del veicolo Avrios. Identifica i veicoli che devono essere sostituiti a causa di contratti di leasing in scadenza o per motivi economici. I nuovi ordini vengono creati in Avrios tramite la funzione Acquisti sin dall'inizio. Nel fascicolo di approvvigionamento, tutti i documenti, dalla richiesta di preventivo all'immatricolazione del veicolo, sono raggruppati digitalmente e centralmente. Allo stesso tempo, le conversazioni con autisti, concessionari di auto o locatori possono essere tenute direttamente nella piattaforma sin dalla fase di approvvigionamento.

Vantaggi

Le offerte multiple e i dati aggregati consentono di risparmiare sui costi

La digitalizzazione non solo consente una registrazione automatica di tutti i dati del veicolo e del contratto, ma semplifica anche la decisione sull'offerta migliore. Le informazioni vengono combinate e rese comparabili. La procedura ha avuto successo: i contratti di leasing appena conclusi sono notevolmente più economici di prima.

L'implementazione di Avrios ha permesso di monitorare il chilometraggio del veicolo in base al contratto di leasing. I dati richiesti vengono aggregati automaticamente da varie fonti, come le bollette del carburante o i conducenti, e possono quindi essere confrontati con i dati del contratto. Le deviazioni dei chilometri pianificati dai valori effettivi sono facilmente riconoscibili.

Per MeierTobler, questo sistema è un altro grande vantaggio: «I contratti di leasing possono essere adeguati in anticipo per evitare costi aggiuntivi in caso di restituzione dei veicoli in leasing. Questa funzione ha consentito una pianificazione più precisa dei costi per l'intera flotta e un risparmio annuo di circa 200 000 CHF (180.000€).