Un viaggio aziendale è un viaggio effettuato per motivi di lavoro o ufficiali. Tutti i viaggi verso i clienti, i partner commerciali, e gli appuntamenti di lavoro rientrano quindi nei viaggi aziendali. Si tratta di tutti i viaggi che non hanno fine privato. I viaggi aziendali devono essere distinti da quelli privati e i dettagli del viaggio e del suo scopo devono essere riportati nel registro del conducente.
Cosa si intende per viaggio di lavoro?
I viaggi per motivi di lavoro sono viaggi aziendali e includono viaggi presso clienti, partner commerciali, e fornitori. È importante notare che il classico tragitto casa-ufficio è considerato pendolarismo e non viaggio di lavoro. Gli spostamenti per una vacanza, per fare shopping o per visitare la famiglia, invece, sono considerati viaggi privati. Pertanto, dipende dallo scopo esatto del viaggio se debba essere trattato come un viaggio privato o aziendale.
Se l’azienda mette a disposizione un’auto aziendale, occorre verificare attentamente se è possibile effettuare viaggi privati. Ogni viaggio che non venga considerato come viaggio aziendale deve quindi essere tassato come privato. A tal fine, è possibile utilizzare la regola dell’1% o il registro del conducente (elettronico). Per fare una distinzione accurata e tassare correttamente i chilometri percorsi, è importante saper classificare un viaggio di lavoro.
Come devono essere registrati i viaggi aziendali nel registro dei conducenti?
Se si decide di documentare tutti i viaggi nel registro del conducente, è importante fornire informazioni complete. Solo così l’ufficio delle imposte accetterà le informazioni e sarà in grado di capire quale viaggio di lavoro è stato effettuato e quando.
Brevi dettagli per il registro del conducente:
Data e ora del viaggio di lavoro
Percorso del viaggio
Motivo del viaggio
Il chilometraggio esatto all’inizio e alla fine del viaggio.
Tenere un registro manualmente è un compito che richiede molto tempo. Più moderno e semplice, invece, è il registro elettronico in cui ogni viaggio aziendale può essere inserito con minor sforzo. Comunque, per soddisfare tutti i requisiti dell’Agenzia delle Entrate, è opportuno essere sempre in possesso di una documentazione costante e precisa.
Eventuali casi speciali nella categoria “viaggio di lavoro”
Per classificare sempre correttamente un viaggio aziendale è necessario tenere conto di diversi casi particolari:
- Se è necessario recarsi in un’officina con un’auto aziendale, si tratta di un viaggio aziendale.
- In occasione di viaggi di lavoro, a volte si pernotta in loco. Anche il viaggio verso l’hotel e dall’hotel al cliente o alla riunione è considerato un viaggio di lavoro.
- Se si verificano soste private durante un viaggio di lavoro, si parla di viaggio misto. Questo deve essere indicato con precisione nel registro per evitare problemi in seguito.
Conclusione: distinguere con precisione tra viaggi di lavoro e viaggi privati
A causa della necessità di tassare i viaggi privati, è necessario identificare con precisione i viaggi aziendali. Nel fare ciò, il classico viaggio di lavoro deve essere considerato tanto quanto i casi speciali menzionati, se applicabili. Quando si tiene il registro del conducente, è necessario fornire informazioni precise sul viaggio di lavoro per consentire una corretta tassazione.
Per tutti i dipendenti che dispongono di un’auto aziendale e che sono autorizzati a effettuare viaggi privati, è importante conoscere cosa rientri nei viaggi aziendali. In questo modo si eviteranno malintesi fin dall’inizio quando si specifica il rispettivo viaggio e quando lo si contabilizza. Tuttavia, la rigorosa distinzione tra le rispettive finalità del viaggio è importante solo nel caso in cui vi sia un registro di bordo del conducente. In alternativa, viene utilizzata la regola dell’1%, che molti dipendenti continuano a scegliere.
Domande frequenti sui viaggi aziendali
Quando si tratta di un viaggio aziendale?
Un viaggio aziendale è sempre considerato tale se è legato al lavoro. Le visite ai clienti, i viaggi di lavoro, gli spostamenti per i corsi di formazione e per i fornitori rientrano in questo ambito. Se nel mezzo si effettuano soste private, ad esempio per lo shopping, si tratta di un viaggio misto.
Quali dati devono essere inseriti nel registro di bordo del conducente?
Il registro deve essere tenuto in modo molto completo affinché l’ufficio delle imposte accetti tutti i dati. È necessario inserire sempre la data, l’ora, il motivo del viaggio e il chilometraggio all’inizio e alla fine del viaggio. Si raccomanda l’uso di un registro elettronico perché è meno dispendioso in termini di tempo e più facile da tenere sotto controllo.
Come deve essere trattato fiscalmente un viaggio di lavoro?
Il viaggio aziendale non è tassabile per scopi privati, in quanto si tratta di un servizio per l’azienda. Anche questo viaggio conta come tempo di lavoro. L’indicazione precisa del viaggio di lavoro è decisiva per una corretta registrazione nel registro del conducente.