Gestione pulita degli impianti

Da oltre 20 anni, DBU Facility Services AG si impegna a fornire servizi di facility professionali e completi. Dalla gestione delle strutture alla tecnologia degli edifici, dalla manutenzione delle aree verdi alla pulizia degli edifici, 260 dipendenti forniscono un'assistenza di alta qualità e con un risparmio di risorse per gli immobili nell'area metropolitana di Zurigo.

La flotta dell'azienda è composta da circa 100 veicoli. Per gestirlo in modo efficiente, DBU si affida alla piattaforma di gestione della flotta basata su cloud di Avrios.

Veicoli diversi per scopi diversi

I veicoli operativi dei dipendenti riflettono le diverse aree di competenza di DBU:

I gestori delle strutture hanno a disposizione furgoni per trasportare i loro strumenti e vari materiali e forniture per la pulizia degli edifici. I dipendenti che si occupano della manutenzione delle aree verdi di solito guidano camioncini, utilizzati anche per trasportare ghiaia, terra, lastre e pietre. I tecnici trasportano i pezzi di ricambio e gli strumenti sul posto di lavoro.

Per ognuno di questi veicoli, ogni giorno vengono generate molte informazioni diverse, che si tratti di fatture di officina, ricevute di carburante o dati sul chilometraggio. Prima di iniziare con la nuova soluzione, queste informazioni erano difficilmente raccolte a mano, archiviate in fogli di calcolo Excel complicati ed estesi e gestite con l'aiuto di formule complesse.

Ciò non solo ha reso sempre più complicata la gestione della flotta. Inoltre, i dati non erano sempre aggiornati e l'intero processo di amministrazione era molto soggetto a errori. Alla fine, i fogli di calcolo Excel sono diventati così complessi che solo un dipendente dell'intera azienda è stato in grado di gestirli.

Soluzione

Avrios era già convincente nella fase di test

DBU voleva quindi trovare una soluzione basata su software che aiutasse ad automatizzare la gestione della flotta aziendale. «Con Avrios, abbiamo trovato ciò che cercavamo molto rapidamente», afferma Rolf Müller, Technical Business Manager presso DBU Facility Services AG. «Già nella fase di test eravamo convinti che la soluzione soddisfacesse tutti i nostri requisiti. Pertanto non abbiamo nemmeno testato nessun altro prodotto di altri fornitori».

L'implementazione è avvenuta rapidamente e senza problemi, ricorda Rolf Müller. «Con Avrios per la prima volta disponiamo di un'unità informativa semplice e funzionante in cui possiamo archiviare tutti i dati. Ai nostri veicoli viene assegnata una storia. Possiamo sapere in qualsiasi momento quando un'auto è stata acquistata, quali danni ha subito e quando è stata guidata da quale dipendente. E possiamo abbattere molto facilmente i costi per i nostri diversi reparti», afferma soddisfatto Rolf Müller e aggiunge:

Vantaggi

Decisioni di investimento basate su dati attuali

I dati richiesti possono essere recuperati in brevissimo tempo e visualizzati sulla base di diversi parametri. «Osserviamo regolarmente da vicino l'evoluzione dei singoli veicoli: di quanto carburante hanno bisogno? Ci sono valori anomali o vanno avanti da anni? Su questa base, decidiamo quindi se mantenerli nella flotta e quanti e quali tipi di veicoli acquistare nel prossimo anno. Per fare ciò, non è più necessario avviare processi complessi nel reparto contabilità, ma trarre le nostre conclusioni sulla base dei dati», afferma Rolf Müller.

Nel frattempo, otto persone lavorano con Avrios. «Apprezziamo in particolare il fatto che tutti i dati sulla flotta provenienti da diverse fonti vengano raccolti senza dover controllare tutto manualmente». Ora che i dati non sono più conservati in un elenco Excel ma in un database, diversi dipendenti possono utilizzarli contemporaneamente.

Più veloce, più intuitivo, più aggiornato

Consolidando i dati, DBU consente di risparmiare tempo e denaro con la gestione della flotta.

«Abbiamo dimezzato il tempo e l'impegno necessari per i nostri veicoli», afferma soddisfatto Rolf Müller. «Non dobbiamo più correre avanti e indietro all'interno dell'azienda per raccogliere tutte le informazioni da diverse fonti. Oggi possiamo semplicemente esaminare il sistema e trovare tutte le informazioni con un clic. Le attività impopolari, come la creazione di nuovi veicoli, non vengono più posticipate e richiedono esattamente la metà del tempo rispetto a prima. I nostri dati sono sempre aggiornati».

Un'attività particolarmente dispendiosa in termini di tempo prima dell'introduzione della piattaforma Avrios era la gestione delle carte carburante. Con il modulo delle carte carburante, ora è molto facile assegnare le carte ai conducenti o ai veicoli, i dati delle fatture vengono importati automaticamente e i potenziali problemi vengono identificati rapidamente. Tramite il modulo danni è possibile consolidare tutte le informazioni su uno specifico caso di danno per la documentazione dei danni, i preventivi di riparazione e fino alla liquidazione con la compagnia assicurativa. In questo modo, Avrios consente di esaminare i case history e analizzare i modelli e le tendenze dei danni per ridurre i costi assicurativi e migliorare la sicurezza del conducente. «Tutto sommato, siamo soddisfatti sotto tutti i punti di vista», riassume Rolf Müller.