Il contratto di assegnazione dell’auto aziendale è un accordo che specifica le condizioni di messa a disposizione del mezzo, viene stipulato tra l’azienda e l’utilizzatore del veicolo, e non deve essere equiparato a una car policy.
Cosa regola il contratto di assegnazione dell’auto aziendale?
Un contratto di assegnazione del veicolo aziendale regolamenta quali costi siano a carico dell’azienda e quali a carico dell’autista. È particolarmente importante specificare un chilometraggio annuo individuale al e altri punti importanti, quali la possibilità d’utilizzo del veicolo da parte dei familiari e l’eventuale uso privato della vettura all’estero.
Non va equiparato alla car policy, perché questa è un regolamento generale che si applica a tutti gli autisti della flotta e stabilisce le condizioni generali dettate dall’azienda, mentre il contratto di assegnazione dell’auto aziendale rappresenta un regolamento individuale con il rispettivo autista.
La ragione di un contratto di assegnazione del veicolo è la definizione precisa delle condizioni di utilizzo dell’auto aziendale. Si tratta quindi di un insieme di regole personali per ogni singolo autista, che devono essere rispettate. Grazie agli accordi precisi, si toglie ogni ambiguità e ogni possibile malinteso nell’utilizzo. In questo modo, l’azienda si tutela e può evitare costi aggiuntivi. Poiché tutte le condizioni d’uso sono definite con precisione, non è possibile attuare alcun uso improprio (almeno, non senza contravvenire alle condizioni definite).
Contenuti importanti di un contratto di assegnazione di un’auto aziendale
Affinché il contratto di assegnazione dell’auto aziendale sia corretto e completo, è necessario osservare diversi aspetti. Per il fleet manager, un’analisi dei singoli criteri e dei punti particolarmente importanti è fondamentale per garantire che il contratto sia il più completo possibile. Egli deve concentrarsi dunque, in particolare, i seguenti contenuti:
1) Uso aziendale o promiscuo?
Il contratto di assegnazione dell’auto aziendale deve indicare se l’uso privato del veicolo sia consentito o meno. La ragione di ciò è, non da ultimo, la decisione dell’autista, in caso di uso privato del veicolo, di affrontarne la tassazione che è regolata dall’Art. 51 del T.U.I.R. (Testo Unico delle Imposte sui Redditi):
- Per gli accordi sulla concessione dell’auto come fringe benefit presi prima dell’1 luglio 2020, la tassazione si basa sulle tabelle chilometriche Aci (si tratta di tabelle pubblicate annualmente sulla Gazzetta Ufficiale. Vi si trovano i valori per tutti i veicoli esistenti sul mercato, suddivisi per tipologia, per motorizzazione e per il loro essere in produzione o meno): «è considerato reddito del dipendente il 30% del costo che deriva dal percorrere quindicimila chilometri in un anno con quel determinato tipo di automobile», recita la normativa.
- Per gli accordi sulla concessione dell’auto come fringe benefit presi a partire dall’1 luglio 2020, invece, la tassazione dei veicoli a uso promiscuo è inversamente proporzionale al livello di emissioni dell’automobile in questione (più inquinano, più costano ai dipendenti).
- Per i contratti stipulati dall’1 gennaio 2021, inoltre, grazie a un emendamento al Decreto Sostegni-bis, cambiano le soglie di pagamento, si allargano leggermente le maglie: se prima, ad esempio, la tassazione era del 30% alla luce di emissioni di CO2 comprese tra i 61 e i 160 g/km, ora quel 30% comprende veicoli con emissioni tra i 61 e i 190g/km. Per emissioni tra 191 e 230 g/km diventa del 50%, e sopra i 230 g/km, è del 60%. La soglia resta invece immutata per la tassazione del 25% (veicoli con emissioni tra 0 e 60 g/km).
2) Il veicolo è stato acquistato o è in leasing?
I chilometraggi annuali devono essere definiti con maggiore precisione nei contratti di assegnazione dell’auto aziendale per i veicoli in leasing. Occorre poi registrare gli intervalli di manutenzione, così come l’inizio e la fine prevista dell’utilizzo. Infatti, le date esatte per l’inizio dell’utilizzo, per il tempo di restituzione del veicolo, e per gli intervalli di manutenzione definiti sono diversi per tutti i veicoli della flotta.
3) Diritto di recesso per l’auto aziendale: sì o no?
Se il diritto di recesso è incluso nel contratto di assegnazione dell’auto aziendale, il datore di lavoro può ritirare l’auto aziendale, in futuro. In assenza di tale diritto di recesso nel contratto, il conducente potrebbe altrimenti avere diritto al veicolo dal punto di vista legale. Pertanto, è opportuno includere un paragrafo in merito.
4) Chi può guidare il veicolo e dove?
La menzione dell’uso da parte dei familiari o all’estero dipende dall’orientamento strategico della flotta. In ogni caso, questi punti dovrebbero essere inclusi per creare condizioni quadro precise e prevenire le ambiguità, in una fase iniziale. Inoltre, gli incidenti all’estero, ad esempio, possono comportare costi elevati, che possono essere evitati agendo per tempo. Se il coniuge o i figli possono viaggiare con il dipendente, poi, questo può comportare un rischio maggiore per il datore di lavoro. Pertanto, occorre valutare con attenzione le opzioni disponibili e i requisiti da includere nel contratto.
5) Il tipo di veicolo e le caratteristiche dell’equipaggiamento
Anche il tipo di veicolo e le caratteristiche esatte dell’equipaggiamento devono essere specificati con precisione. Il motivo è che tutti gli autisti hanno esigenze e desideri diversi e nella maggior parte delle flotte, ha senso lavorare con singoli tipi di attrezzature e veicoli. È inoltre importante stabilire se il datore di lavoro è autorizzato a sostituire il veicolo in qualsiasi momento. Se così fosse, si potrebbero aggiungere altri modelli e dotazioni. È importante solo che i punti rilevanti siano inclusi nel contratto e descritti in dettaglio.
6) Gestione dei danni
Anche se non è auspicabile, gli incidenti possono verificarsi, pur con la dovuta cautela e con una regolare istruzione dell’autista in conformità alle norme antinfortunistiche. La gestione dei danni è particolarmente importante per il contratto di assegnazione dell’auto aziendale, o meglio, è importante specificare come affrontare i costi che dovranno essere eventualmente sostenuti. Dato che i costi possono essere talvolta elevati, a seconda del danno, è fondamentale stipulare accordi chiari. È inoltre importante specificare cosa succede se il danno si verifica durante un viaggio privato, altrimenti la spesa graverà sempre sul datore di lavoro.
7) Considerare i costi di esercizio e di manutenzione del veicolo
Le spese per il carburante, la manutenzione, e le tasse automobilistiche sono parzialmente rimborsabili per un veicolo utilizzato per scopi professionali. Un regolamento in merito deve essere registrato nel contratto di assegnazione dell’auto aziendale, al fine di verificare quali costi operativi debbano essere pagati e in quale modo. È inoltre necessario osservare norme molto dettagliate sulla cura e sulla manutenzione del veicolo. L’ideale sarebbe stabilire delle conseguenze che indichino cosa succede se non si rispettano gli appuntamenti per la manutenzione o se pneumatici, fari e freni non vengono sottoposti a controlli e sostituzioni necessarie.
Come regola generale, se i punti sono gestiti in modo diverso per ciascun conducente, devono essere menzionati nel contratto di assegnazione. Se invece si tratta di norme relative all’intera flotta e vincolanti per tutti i conducenti, essi saranno inseriti nella car policy. Non da ultimo, è necessario indicare cosa ne sarebbe del veicolo in caso di licenziamento o di vacanza prolungata dell’autista. In linea di principio, regole chiare facilitano la cooperazione e proteggono da costi elevati, incomprensioni, e uso improprio del veicolo.
Esempio di contratto di assegnazione dell’auto aziendale
Sebbene il contratto di assegnazione di un’auto aziendale sia un accordo individuale con un conducente, una soluzione esemplificativa può essere interessante. Avere a disposizione un esempio di contratto offre la possibilità di avere già la struttura di base pronta, così che i punti essenziali possano poi essere personalizzati più rapidamente. Il carico di lavoro complessivo, in questo modo, diviene notevolmente inferiore rispetto a quello che si avrebbe se si dovesse redigere ex novo l’intero contratto ogni volta che viene stipulato. Nella gestione della flotta, quindi, ha senso lavorare con un esempio di contratto: i dati individuali, come il chilometraggio annuale del conducente e il resto, possono infatti essere facilmente adattati di conseguenza.
Contratto di assegnazione dell’auto aziendale e car policy
Non bisogna confondere la car policy con il contratto di assegnazione del veicolo per motivi di tutela completa del datore di lavoro e del dipendente.
La car policy più generale dovrebbe essere la base del contratto di assegnazione dell’auto aziendale. Se i due documenti sono coordinati e si completano a vicenda, infatti, l’azienda è pronta ad affrontare qualsiasi emergenza. In questo modo, il contratto di assegnazione può entrare in gioco proprio nei punti in cui la polizza auto non prevede disposizioni più dettagliate. In ogni caso, la redazione individuale è sempre importante, poiché un modello generale per entrambi i tipi di contratto ha senso solo fino a un certo punto. Dopotutto, ogni flotta è diversa e deve essere trattata individualmente.
Domande frequenti sul contratto di assegnazione dell’auto aziendale
Qual è la differenza tra una car policy e un contratto di assegnazione dell’auto aziendale?
Il contratto di assegnazione delle auto aziendali regola l’accordo individuale con ogni singolo autista della flotta. La car policy è più generale e contiene condizioni generali che si applicano a tutti i driver.
Cosa viene regolamentato nel contratto di assegnazione dell’auto?
Nel contratto di assegnazione dell’auto aziendale vengono regolamentati i singoli punti relativi all’utilizzo di un’auto aziendale. Questi includono le caratteristiche dell’attrezzatura, il tipo di veicolo, e il chilometraggio individuale per i mezzi in leasing. Inoltre, di solito viene specificato il periodo di utilizzo della vettura. L’esatta portata di un contratto di assegnazione, come quella della car policy, dipende dalla rispettiva azienda e deve essere adattata alla flotta.
Quando ha senso un contratto di assegnazione dell’auto aziendale?
Il contratto di assegnazione dell’auto aziendale ha senso in tutte le aziende che possiedano una flotta e che vogliano tutelarsi per quanto riguarda l’utilizzo dei mezzi da parte dei dipendenti. Grazie a questo contratto, si possono infatti evitare costi elevati e ci si può garantire una tutela in termini di responsabilità. Il contratto di assegnazione del veicolo ha dunque senso nel momento in cui si vogliano avere norme chiare e si voglia evitare un uso improprio delle vetture.