DBU

Facility management strutturato

Da oltre 20 anni, DBU Facility Services AG si impegna a fornire servizi edilizi professionali e completi. Dai servizi di manutenzione ai servizi di ingegneria edilizia, dalla manutenzione delle aree verdi alla pulizia degli edifici, 260 dipendenti offrono un servizio di alta qualità e rispettoso delle risorse, a sostegno degli immobili dell‘area metropolitana di Zurigo. La flotta dell‘azienda è composta da circa 100 veicoli e, per gestirli in modo efficiente, la DBU si affida alla piattaforma cloud-based del fornitore svizzero Avrios International AG.

Veicoli diversi per diversi utilizzi 

I veicoli di cui i dipendenti sono dotati riflettono le diverse aree di competenza della DBU. 

I custodi hanno a disposizione dei furgoni in cui trasportano i loro attrezzi, vari materiali e ausili per la manutenzione degli edifici. I dipendenti che si occupano della manutenzione delle aree verdi di solito guidano dei pick-up, utilizzati anche per il trasporto di ghiaia, terra, lastre e pietre. I tecnici trasportano sul posto i pezzi di ricambio e le attrezzature. 

Per ognuno di questi veicoli, vengono generate giornalmente una grande quantità di informazioni, che possono essere relative alle fatture ricevute dalle officine, ai rifornimenti di carburante o relative al chilometraggio. Prima dell’implementazione della nuova soluzione, queste informazioni venivano faticosamente raccolte manualmente, registrate in complicati ed estesi fogli di calcolo Excel e gestite attraverso complicati processi. 

Questo non solo rendeva sempre più difficoltosa la gestione del parco auto, ma generava errori, poichè i dati non erano sempre aggiornati e precisi. Alla fine, le tabelle Excel erano diventate così complesse che in tutta l’azienda solo un dipendente era in grado di lavorarci e gestirle.

Soluzione

La soluzione proposta da Avrios aveva già convinto nella fase di test

La DBU era quindi alla ricerca di una soluzione software che automatizzasse la gestione della flotta aziendale. ”In Avrios abbiamo trovato rapidamente ciò che stavamo cercando”, afferma Rolf Müller del dipartimento acquisti della DBU Facility Services AG. ”Già nella fase di test abbiamo visto che la soluzione rispondeva a tutti i nostri requisiti. Ecco perché non abbiamo provato prodotti di altri fornitori”. 

“L’implementazione del software è stata rapida e senza problemi” dice Rolf Müller. ”Con Avrios abbiamo per la prima volta una piattaforma semplice e funzionante in cui memorizzare tutti i dati. Lo storico di ogni veicolo è facilmente tracciabile. Possiamo sapere in qualsiasi momento quando esattamente un’auto è stata acquistata, quali danni ha subito e quando e da chi è stata utilizzata. Possiamo inoltre facilmente suddividere le spese per centro di costo” afferma soddisfatto Rolf Müller, aggiungendo:

Vantaggi

Decisioni di investi mento basati su dati sempre aggiornati

I dati necessari per prendere decisioni strategiche consapevoli possono essere recuperati rapidamente e visualizzati in diverse modalità. ”Regolarmente esaminiamo nel dettaglio come performano i singoli veicoli: a quanto ammonta il consumo medio? Si danneggiano facilmente o sono resistenti nel tempo? Sulla base di questi dati, decidiamo se mantenerli nella nostra flotta e valutiamo quanti e quali tipi di veicoli acquistare l›anno successivo. In questo modo non sono più necessari complicati calcoli di contabilità finanziaria, ma le conclusioni sono tratte sulla base dei dati già disponibili a sistema”, afferma Rolf Müller. 

Attualmente otto persone lavorano con il software Avrios. ”Ciò che apprezziamo particolarmente è che tutti i dati della flotta provenienti da una moltitudine di fonti diverse vengano raccolti e uniti in modo completamente automatico, senza la necessità di dover trascrivere tutto manualmente. I dati non sono più memorizzati in un file Excel, ma in un database, grazie a questo più dipendenti possono lavorarci contemporaneamente.”

Più veloce, più intuitivo, sempre aggiornato

Attraverso la consolidazione dei dati, la DBU ottimizza tempo e costi nella gestione della propria flotta aziendale. 

”Abbiamo dimezzato lo sforzo necessario per amministrare i nostri veicoli“, dice soddisfatto Rolf Müller. ”Non dobbiamo più correre avanti e indietro all‘interno dell‘azienda e raccogliere informazioni dalle fonti più diverse. Oggi possiamo semplicemente consultare il sistema e trovare così tutte le informazioni con un solo click. Le attività più dispendiose, come la creazione di nuovi veicoli, non sono più rinviate e ora vengono svolte nella metà del tempo. I nostri dati sono inoltre sempre aggiornati“. 

Un altro compito particolarmente oneroso in termini di tempo prima dell‘introduzione della piattaforma Avrios era la gestione delle carte carburante. Ora è invece molto semplice assegnare le schede ai relativi conducenti o veicoli, le fatture vengono importate automaticamente e le anomalie rapidamente identificate. Con la funzionalità relativa ai danni, si hanno a disposizione tutte le informazioni sui singoli sinistri, dalla documentazione dei danni subiti dal veicolo alle stime dei costi generati, fino alla liquidazione dei sinistri attraverso la compagnia di assicurazione. In questo modo, Avrios consente di esaminare lo storico dei danni e analizzare così la percentuale dei sinistri, al fine di ridurre i costi assicurativi e migliorare la sicurezza dei conducenti. ”Nel complesso, siamo completamente soddisfatti“, riassume Rolf Müller.