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TeeGschwendner raggiunge la trasparenza dei costi e garantisce la conformità della flotta con Avrios

Risultati

Risparmio di tempo passando da soluzione cartacea a quella software

Una panoramica completa del costo totale di proprietà (TCO)

Introduzione del controllo elettronico della patente di guida

Obiettivi

  • Riduzione dei costi amministrativi
  • Trasparenza dei costi della flotta
  • Garantire la conformità della flotta

Sfida

Il controllo dei costi e il rispetto degli obblighi legali 

TeeGschwendner è il leader di mercato nella vendita al dettaglio di tè con 123 negozi in Germania e offre una gamma di tè di alta qualità ed un negozio online completa il concetto di vendita.  Con 20 auto aziendali, l’azienda di Meckenheim ha una flotta di veicoli piuttosto piccola, che stava crescendo solo gradualmente. 

In passato, i documenti relativi ai veicoli erano tradizionalmente conservati in cartelle. Oltre ai dati del veicolo e del conducente, questi file includevano contratti di leasing, fatture dell’officina e reclami per danni e assicurazione.

Non solo era molto dispendioso in termini di tempo prendere i rispettivi documenti, ma era anche molto difficile determinare i costi effettivi per i singoli veicoli.

Michael Blank

Controller e responsabile della flotta, TeeGschwendner

Questo era particolarmente vero in relazione ai chilometraggi dei veicoli in leasing.

Ma c’era anche bisogno di agire sulla questione della responsabilità. Michael Blank era alla ricerca di una soluzione conforme alla legge per i necessari controlli delle patenti di guida, che comportasse il minor sforzo possibile per lui e per gli autisti.

Vantaggi

Digitalizzazione dei dati e quindi controllo dei costi 

TeeGschwendner utilizza la piattaforma di gestione della flotta Avrios dal 2019. Tutti i dati anagrafici sui veicoli e sui conducenti sono ora disponibili in formato digitale. I dati aggiunti di recente, come fatture o reclami vengono assegnati automaticamente al rispettivo veicolo. Tutti i dati possono essere richiamati in qualsiasi momento in in tempo reale e sono organizzati in modo chiaro – un enorme guadagno di tempo rispetto alla documentazione cartacea. Anche tutti i dati dei partner di leasing sono stati integrati nella piattaforma e integrati con le carte carburante. In questo modo, i report e le dichiarazioni possono essere di costi individuali e i costi totali di un veicolo.

La soluzione della piattaforma Avrios permette a Michael Blank di avere un controllo completo sui costi della flotta. Inoltre, offre opzioni di analisi e calcolo, per esempio per le riparazioni speciali, i costi operativi e le offerte di leasing.

Avrios offre un’incredibile trasparenza per quanto riguarda lo sviluppo e l’identificazione dei costi. Inoltre, la piattaforma è estremamente facile da usare e funziona in modo quasi intuitivo.

Trasparenza dei dati e garanzia della conformità della flotta

I dati del conducente, una volta raccolti e integrati, forniscono anche un supporto per la conformità di legge. All’interno della Piattaforma Avrios, TeeGschwendner utilizza lo strumento per il controllo elettronico della patente di guida. Il regolare controllo della patente di guida è una parte essenziale della responsabilità dell’azienda.

Il controllo biennale ricorrente è memorizzato nei dati principali. I conducenti sono automaticamente invitati via e-mail a scattare una foto della loro patente di guida con il loro smartphone. L’immagine viene poi assegnata al rispettivo file digitale del conducente. Il controllo e i dati sono così documentati e possono essere essere verificati in qualsiasi momento. 

Per Michael Blank, il dispendio di tempo per il controllo legale della patente di guida è quindi estremamente basso. Tuttavia, ha la massima trasparenza. Può seguire lo stato dei controlli in qualsiasi in qualsiasi momento e viene automaticamente informato in caso di un ritardo.

Il controllo elettronico della patente è uno strumento semplice e che fa risparmiare tempo, sia per gli autisti per me come responsabile.

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