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MeierTobler AG ottimizza l’espansione della sua flotta.

Risultati

Risparmio annuo CHF 200.000 (€180.000)

Centralizzazione di tutti i dati a seguito della crescita della flotta

Automazione di tutti i processi, compreso il multi-bidding (processo multi-offerta)

Obiettivi

  • Automatizzazione
  • Centralizzazione
  • Trasparenza
  • Riduzione dei costi

Sfida

Consolidamento di tutti i dati della flotta e automazione dei processi

MeierTobler AG, azienda svizzera leader nelle soluzioni di ventilazione e condizionamento, è stata fondata nel 2018 dalla fusione delle società Walter Meier e Tobler Haustechnik. In seguito alla fusione, la sua flotta conta circa 750 veicoli. Precedentemente, Walter Meier era già alla ricerca di una nuova soluzione per la gestione della flotta. La gestione di allora non era ottimale, i dati erano infatti registrati in modo decentralizzato in vari sistemi: due banche dati raccoglievano i dati riguardanti l’amministrazione dei veicoli e la gestione dei danni, mentre un file Excel gestiva l’ordine e il ritorno dei mezzi. 

Tutte queste informazioni necessitavano di un sistema di gestione dati che centralmente potesse semplificare e ottimizzare i processi interni. Anche il numero dei fornitori di leasing doveva essere ridotto, e per scegliere i due fornitori con i quali avrebbero continuato a lavorare, è stata introdotta una procedura di multi-bidding. L’obiettivo era quello di creare maggiore trasparenza, individuare potenziali risparmi ed essere in grado prevedere e ridurre i costi.

Questo è il grande vantaggio di Avrios: ci si può concentrare su una sola piattaforma e ottenere tutti i dati da una sola posizione.

Wolfgang Pauritsch

Manager della flotta, MeierTobler AG

Soluzione

Avrios crea trasparenza e semplifica l’accessibilità dei dati 

MeierTobler si è affidata alla piattaforma di gestione della flotta Avrios per gestire e ottimizzare il parco auto. In questo modo tutti i dati sono stati strutturati con ordine. Ne risulta una panoramica completa sui dati del parco auto, i quali, organizzati in un unico sistema, permettono un controllo e una gestione totale, dal momento in cui i mezzi vengono ordinati fino al loro ritorno. 

Avrios permette inoltre la pianificazione futura: la soluzione può infatti essere adattata in base alla crescita della flotta, consentendo un aumento a lungo termine dell’efficienza nella gestione della parco auto. Nonostante i soli tre dipendenti al servizio della flotta, è stato possibile consolidare i dati di 750 veicoli con uno sforzo di lavoro e di comunicazione nettamente inferiore a prima. Il team della flotta può utilizzare Avrios, ad esempio, per avere accesso anche tramite smartphone a dati sempre affidabili e aggiornati. Inoltre, molti flussi di lavoro e processi di coordinamento interno sono semplificati e il lavoro può essere svolto indipendentemente dall’assenza di persone specifiche.

I dati presenti a sistema sono sempre aggiornati, e non statici come in Excel.

Dopo l’implementazione di Avrios, MeierTobler ha avviato una procedura di multi-bidding con due fornitori di leasing. Questo processo inizia con la messa a punto di un report sul ritiro dei veicoli. Vengono identificati i mezzi che devono essere sostituiti a causa della scadenza del contratto di leasing o per motivi economici. I nuovi ordini vengono creati in Avrios tramite la funzione “Procurement”. Nel fascicolo di gara, tutti i documenti, dalla richiesta di un’offerta all’immatricolazione del veicolo, sono gestiti centralmente in modo completamente digitale. Allo stesso tempo possono essere condotte, in sede di procurement, le conversazioni con i driver, i concessionari e i fornitori.

Vantaggi

Il multi-bidding e l’aggregazione dei dati consentono un risparmio sui costi.

La digitalizzazione non consente solo la registrazione automatica di tutti i dati dei veicoli e dei contratti in un unico database, ma semplifica notevolmente la scelta della migliore offerta ricevuta. Le informazioni contenute nelle offerte ricevute dai fornitori vengono combinate e rese confrontabili fra loro. La procedura di multi-bidding ha dato così buoni risultati: i nuovi contratti di leasing stipulati sono notevolmente più economici di prima. 

L’introduzione di Avrios consente di monitorare sistematicamente il chilometraggio dei veicoli in base al contratto di leasing stipulato. Le informazioni vengono aggregate automaticamente da varie fonti – come le fattura dei rifornimenti o direttamente dai driver – e possono quindi essere confrontate con il numero di chilometri a contratto. Gli scostamenti chilometrici dei valori reali rispetto a quelli previsti, sono facilmente riconoscibili. 

Per MeierTobler, questo sistema di monitoraggio è un altro grande vantaggio: I contratti di leasing possono essere adattati preventivamente per evitare costi aggiuntivi in fase di restituzione. Questa funzione di controllo con Avrios ha permesso una pianificazione dei costi più precisa per l’intera flotta e un risparmio di circa CHF 200’000 (€180’000).

Con la funzione Procurement di Avrios, tutti i dati sono sempre a sistema.
Con Avrios, siamo stati in grado di centralizzare tutti i dati della flotta e abbiamo non solo automatizzato, ma anche semplificato notevolmente tutti i processi amministrativi dei veicoli, incluso il nostro nuovo processo di multi-bidding. Un altro vantaggio con Avrios è l’effettivo risparmio sui costi. 

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