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Flottenmanagement, so geht’s

Sobald ein Unternehmen Dienstwagen oder Poolfahrzeuge für Mitarbeiter zur Verfügung stellt, ist ein professionelles Flottenmanagement unabdingbar. Leider sehen viele Unternehmen diese wichtige Aufgabe immer noch als Nebentätigkeit an, was oftmals zu hohen Kosten und Zeitaufwand führt. Wir zeigen Ihnen, was Flottenmanagement ist und wie Sie die verschiedenen Aufgaben in Ihre Unternehmensprozesse integrieren können.

Juli. 6, 2021

Sobald ein Unternehmen Dienstwagen oder Poolfahrzeuge für Mitarbeiter zur Verfügung stellt, ist ein professionelles Flottenmanagement unabdingbar. Leider sehen viele Unternehmen diese wichtige Aufgabe immer noch als Nebentätigkeit an, was oftmals zu hohen Kosten und Zeitaufwand führt. Wir zeigen Ihnen, was Flottenmanagement ist und wie Sie die verschiedenen Aufgaben in Ihre Unternehmensprozesse integrieren können. 

Flottenmanagement, wie funktioniert das? 

Per Definition bedeutet Flottenmanagement vor allem die Verwaltung eines Fuhrparks im Unternehmen. Dieser Fuhrpark kann aus einer kleinen Flotte bestehen oder auch mehr als 1000 Fahrzeugen beinhalten. Je größer die Flotte im Unternehmen, desto wichtiger wird das Flottenmanagement natürlich. In vielen Unternehmen wird das Flottenmanagement als Nebenaufgabe gehandelt, in anderen Unternehmen gibt es einen eigenen Fuhrparkmanager. 

Die Aufgaben im managen Ihrer Flotte lassen sich wie folgt aufteilen:

Der Fuhrparkleiter ist somit für die effiziente und rechtmäßige Verwaltung des gesamten Fuhrparks verantwortlich. Hierbei kann er auch zur Rechenschaft gezogen werden, wenn Pflichten, wie zum Beispiel die Halterhaftung, nicht rechtmäßig eingehalten werden. 

Verwaltung des Fuhrparks

Zur Verwaltung des Fuhrparks gehört im Flottenmanagement alles rund um die Fuhrparkdaten. Darunter fallen Fahrzeugstammdaten und Fahrerinformationen, Rechnungen und Bußgelder, Tankkarten und Kilometerstände, Schadensberichte oder auch Versicherungsinformationen. 

Schaden- und Risikomanagement

Eine wichtige Aufgabe im Flottenmanagement ist das Erstellen von Schadensberichten und Risikoanalysen, damit die Sicherheit im Fuhrpark und für die Fahrer gewährleistet und Kosten durch unnötige Unfälle reduziert werden. Durch eine Fuhrpark-Software können die Daten effektiv und automatisch verknüpft werden, um so bessere Analysen und damit auch Entscheidungen für den Fuhrpark treffen zu können. 

Pflichten der Halterhaftung

Compliance ist ein äußerst wichtiges Thema im Flottenmanagement. Von der Fahrzeug-UVV bis hin zu den Führerscheinkontrollen – der Fuhrparkleiter muss diese Aufgaben verantworten, regelmäßig dokumentieren sowie rechtlich konforme Prozesse aufsetzen und einhalten. Auch die Fahrerunterweisung nach UVV fällt unter die Pflichten der Halterhaftung und hilft, die Sicherheit der Mitarbeiter in der eigenen Flotte zu gewährleisten. 

Optimierung der Prozesse

Die Prozesse eines Fuhrparks müssen reibungslos laufen, damit erfolgreiches Flottenmanagement auch funktionieren kann. Diese Prozesse sollten konstant optimiert werden, damit die Effizienz des Fuhrparks gewährleistet wird und der Fuhrparkmanager so Kosten und Zeit einsparen kann. Dazu gehört auch die Automatisierung von Flottenmanagement-Aufgaben. Eine Fuhrpark-Software kann hier behilflich sein. 

Kostenreduktion

Das Ziel eines effizienten Flottenmanagements sind Kosteneinsparungen und es geht darum, laufend Einsparpotenziale identifizieren und neue Möglichkeiten zur Optimierung der Kosten aufzutun. Vor allem die Bereiche Finanzierung als größter Kostentreiber im Fuhrpark sowie auch Kraftstoff- und Schadenskosten spielen hier eine wichtige Rolle und sollten genau überwacht werden.

Was sind die größten Herausforderungen? 

Die größten Herausforderungen im Flottenmanagement liegen in der manuellen Verwaltung der Daten und Prozesse. Viele Fuhrparkmanager beklagen sich, dass die Verwaltung sehr viel Zeit und Kosten in Anspruch nimmt, da keine Transparenz oder optimierte Prozesse vorhanden sind. Durch eine fehlende Übersicht können Entscheidungen nicht datenbasiert getroffen werden und somit werden häufig Einsparpotentiale nicht erkannt. Operative Aufgaben, die eigentlich automatisiert werden könnten, nehmen zudem viel Zeit in Anspruch. Dazu kommt, dass durch manuelle Prozesse bei der Fuhrparkverwaltung mit Papier und Excel leicht Fehler passieren können, die durch Automatisierung vermieden werden.   

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