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Car Policy für Ihren Fuhrpark

Dienstwagen sind aus vielen großen und kleinen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Doch oft ist in Unternehmen nicht geregelt, wer welche Dienstwagen fahren darf. Die Car Policy sollte deshalb für jeden Fuhrparkleiter ein relevantes Thema sein. Durch eine fest verankerte und transparente Dienstwagenregelung können Sie frühzeitig und proaktiv Konflikte innerhalb Ihrer Flotte verhindern (besonders zu Nutzungs-, Haftungs-, und Sicherheitsfragen), Prozesse vereinfachen und außerdem Zeit und Kosten durch geregelte Strukturen einsparen.

Juli. 1, 2021

Dienstwagen sind aus vielen großen und kleinen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Doch oft ist in Unternehmen nicht geregelt, wer welche Dienstwagen fahren darf. Die Car Policy sollte deshalb für jeden Fuhrparkleiter ein relevantes Thema sein. Durch eine fest verankerte und transparente Dienstwagenregelung können Sie frühzeitig und proaktiv Konflikte innerhalb Ihrer Flotte verhindern (besonders zu Nutzungs-, Haftungs-, und Sicherheitsfragen), Prozesse vereinfachen und außerdem Zeit und Kosten durch geregelte Strukturen einsparen. 

Doch was genau ist eine Car Policy und wie können Sie die ‘richtige’ Car Policy für Ihren Fuhrpark definieren? Wir klären für Sie auf. 

Was ist eine Car Policy? 

In einer Car Policy (auch Dienstwagenregelung oder Firmenwagenregelung) werden alle Rahmenbedingungen für die Überlassung von Firmenfahrzeugen definiert. Es wird genau festgelegt, welche Mitarbeiter Anspruch auf ein Fahrzeug haben, welche Kategorien, Ausstattungen und Motorisierungen sowie welche Nutzungsbedingungen festgelegt werden.

Die Car Policy setzt gewissermaßen die Spielregeln für die Steuerung des Fuhrparks. Die Inhalte sollen Klarheit schaffen und sowohl die Interessen des Unternehmens als auch der einzelnen Mitarbeiter berücksichtigen. Mit einer guten Car Policy haben Sie Ihren Fuhrpark mit Sicherheit jederzeit gut im Griff.

Was gehört in die Car Policy?

Was in eine Car Policy gehört, kommt individuell auf den Fuhrpark an. Es gibt zwar Muster, doch schlussendlich wird eine gute Dienstwagen-Richtlinie immer auf die Anforderungen des einzelnen Unternehmens zugeschnitten. Hier lautet die zentrale Frage: Wer bekommt welches Auto zur Verfügung gestellt und besonders auch welches? Die Antwort darauf kann im Unternehmen Konflikte zwischen Mitarbeitern vermeiden. Und zusätzlich werden auch Zeit und Kosten gespart, da ein Regelwerk hier klar und nachvollziehbar definiert, wie der genaue Anspruch ist.

Die 10 wichtigsten Bausteine

  • Definition der Fuhrparkaufgaben, Durchführungsprozesse und Verantwortlichkeiten 
  • Festlegung des Geltungsbereichs für den Kreis der Nutzungsberechtigten 
  • Aufstellung der verfügbaren Fahrzeugkategorien samt Vorgaben für die Fahrzeugauswahl und -ausstattung 
  • Bedingungen für die Überlassung der Dienstwagen an die Mitarbeiter sowie die Versteuerung des geldwerten Vorteils 
  • Aufteilung der Kostenübernahme und des Rechnungsmanagements
  • Bestimmung der Servicerate, u. a. Wartung, Verschleiß, Reifenwechsel 
  • Punkte zu Versicherung, Schadenmanagement und Mobilitätsdienstleistungen 
  • Erläuterung des Verfahrens bei Fahrzeugrückgabe, auch bei außergewöhnlichen Gründen 
  • Regelung arbeitsschutzrechtlicher und unfallverhütender Maßnahmen 
  • Förderung von Image-, Effizienz- und Umweltzielen des Unternehmens

Source: HDI Global

Anspruch auf Fahrzeuge im Fuhrpark 

Den Anspruch auf einen Dienstwagen kommt individuell darauf an, welche Tätigkeitsfelder der Mitarbeiter hat sowie seine Hierarchiestufe. Die genaue Definition der Anspruchsberechtigten ist zentral und gewissermaßen Paragraph 1 jeder Dienstwagenrichtlinie und somit unabdingbar bei einer Car Policy. Die Ansprüche eines Dienstwagens müssen entweder durch eine Nutzungsüberlassungs-Regelung im Arbeitsvertrag oder durch eine zusätzliche Regelung festgelegt werden.

Was genau der Mitarbeiter dann für einen Wagen bekommt, kann durch die Policy auch strategisch eingeschränkt werden. So haben Angestellte die Möglichkeit, sich zwischen verschiedenen Modellen zu entscheiden, ohne den Rahmen zu sprengen. Die Auswahl an Modellen, wie zum Beispiel das Chooser-User-Modell, kann dazu beitragen, dass Sie Ihren Mitarbeitern durch die Auswahl des Fahrzeuges Individualität gewähren und somit extra motivieren.

Die geeignetste Beschaffungsform 

Als Fuhrparkleiter ist es Ihre Aufgabe, transparente Kostenstrukturen im Fuhrpark beizubehalten. Die Car Policy kann Ihnen dabei helfen, transparente Preis-Standards zu setzen und die passende Beschaffungsform für die Fahrzeuge zu finden. Legen Sie genau fest, welcher Anspruch auf Neuwagen, Bestandsfahrzeuge und Gebrauchtwagen besteht. Außerdem sollten Sie abklären, welche Art von Fahrzeugen der Fuhrpark bereitstellt (Kauf- oder Leasingfahrzeuge). Bei Leasingfahrzeugen ist zum Beispiel ein Schadenskatalog hilfreich, um eine bessere Übersicht der Richtlinien zu behalten. Dazu gehören auch Verhaltensregeln und Informationspflichten der Fahrer, wenn diese einen Leasingvertrag erhalten.

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