Ziele
- Umfassende Rechtssicherheit im deutschen Steuersystem
- Userfreundlichkeit für Fahrer und Fuhrparkmanager
- Zentrale Datenspeicherung und -verarbeitung
Sicherheit im deutschen Steuersystem
DMV Diedrichs Markenvertrieb ist ein Full-Service-Vermarkter für Health & Beauty Produkte sowie für Sortimente aus dem Warenbereich der Wasch-, Putz- und Reinigungsmittel. Das Sortiment umfasst Produkte vom Fleckenentferner, Zahnpasta über Parfüm bis hin zu Körperpflegeprodukten für den Mann. Rund 40 Außendienstler reisen vom Sitz des Unternehmens in Bad Pyrmont aus durch Deutschland und das benachbarte Ausland. Jeder von ihnen fährt durchschnittlich pro Jahr einmal um die Erde. Rund 1,8 Millionen Kilometer kommen so jedes Jahr zusammen, um die Markenartikel an ca. 4.400 Verkaufsstellen, meist Apotheken und Drogeriemärkte, zu vertreiben.
Herausforderung
Fehlerlose Datenverarbeitung und mehr Struktur
Beeindruckende Strecken, aber dennoch kein Hexenwerk für Andreas Butz. Der Fuhrpark- und Facilitymanager im Weserbergland stieg fast zeitgleich mit dem digitalen Fahrtenbuch von Vimcar ins Unternehmen ein. Seit etwas mehr als drei Jahren ist er nun der zentrale Ansprechpartner für das gesamte Fuhrparkmanagement. „Vor meiner und der Vimcar-Zeit haben die Außendienstler ihr Fahrtenbuch über ihre Tagesberichte erfasst“, erklärt Butz. Die Excel-Tabellen wurden wiederum an die Buchhaltung weitergegeben, die die Fahrtenabrechnung aus der gesamten Kostenstellung herausrechnen mussten.“
Das System funktionierte durchaus und auch rasch. Kleines Aber: Zahlendreher blieben hin und wieder unentdeckt. Und immer, wenn Ablagen für das Finanzamt zusammengestellt wurden, herrschte ein kleiner Rest Unsicherheit, ob auch „alles steuerkonform“ wäre.
„Vimcar kennt jedes Steuergesetz und ist immer auf dem neuesten Stand. Das beruhigt mich sehr.“
Andreas Butz
Fuhrpark- und Facilitymanager der DMV GmbH
Lösung
Immer up to date
„Die große Rechtssicherheit empfinde ich als das größte Plus des digitalen Fahrtenbuchs“, berichtet Andreas Butz. Es sei keinerlei Nachkontrolle nötig. Alles passt, das gibt Butz Ruhe und Sicherheit für seine Arbeit.
Positiv empfindet Butz auch die strukturiertere Zuordnung von Fahrzeugen und Fahrern seit der Einführung vom Vimcar Fahrtenbuch. „Vorher hat wohl eher jeder, der ein Fahrzeug benötigte, sich einfach ein verfügbares Auto oder einen Lieferwagen genommen. Das gibt es nun nicht mehr.“
Unterstützt durch die Avrios-Software managt der ehemalige Hotelinhaber auch Fahrzeugschäden und die Führerscheinkontrolle. Lediglich Ordnungswidrigkeiten bearbeitet er noch manuell. „Das ist mein Digitalisierungsprojekt für den Rest des Jahres 2023“, kündigt Butz an. Knöllchen wegen Falschparkens oder Geschwindigkeitsüberschreitungen möchte er künftig ebenfalls digital erfassen und bearbeiten, „auch um schneller zu sehen, ob es da personelle Häufungen gibt“, schmunzelt er.
„Wenn ich mir ein neues Feature von Vimcar und Avrios wünschen dürfte, dann wäre das die Integration von Fahrer-Fotos in die Tools. Denn manchmal hätte ich gern einfach schon mal das Gesicht des Ansprechpartners vor Augen, bevor ich mit ihm telefoniere. Das würde den Kontakt für mich noch persönlicher machen.“
Andreas Butz
Fuhrpark- und Facilitymanager der DMV GmbH
