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Kostenmanagement

Multibidding im Fuhrpark: Zeit und Kosten zuverlässig einsparen

Multibidding im Fuhrpark stellt eine mögliche Form der Fahrzeugbeschaffung dar, die zu besseren Verträgen für die Flotte führen kann. Wir stellen Vorteile, Herausforderungen in der Praxis sowie die Umsetzung dieses Vorgehens vor.

Oktober. 14, 2021

Multibidding im Fuhrpark ist eine Form der Fahrzeugbeschaffung, die vor allem in Zusammenarbeit mit Leasingpartnern zum Einsatz kommt. Der Grund für diese Vorgehensweise sind Marktbewegungen und Risikobewertungen, die zu täglich schwankenden Leasingangeboten führen. Fuhrparkleiter versuchen diesen Effekt mit Multibidding abzuschwächen und erzielen damit bessere Verträge für die Flotte. Schauen wir uns einmal an, welche Gründe es für das Multibidding im Fuhrpark gibt, wie und ob überhaupt dieses Vorgehen umgesetzt wird und welche Herausforderungen es in der Praxis gibt.

Was ist Multibidding im Fuhrpark?

Im Grunde genommen wird beim Multibidding im Fuhrpark jedes Fahrzeug ausgeschrieben. Um den Aufwand dabei in der Praxis so gering wie möglich zu halten, legt man sich üblicherweise auf eine geringe Shortlist an Anbietern fest, deren Anzahl normalerweise abhängig von der genauen Fuhrparkgrösse ist. Mit diesem Vorgehen lassen sich die tagesaktuellen Bestpreise für Leasingangebote realisieren. Dadurch erreichen Sie eine Preiseinsparung im Fuhrpark, die sich bei konsequenter Anwendung des Vorgehens deutlich summiert. Damit handelt es sich beim Multibidding um eine interessante Option, um mit möglichst geringem Aufwand die Bestpreise für Leasingverträge zu erhalten.

Nehmen wir einmal an, dass eine Preisdifferenz von 20 Euro im Monat bei einem Fahrzeug durch das Multibidding im Fuhrpark erkannt wird. Diese an sich kleine Summe bedeutet eine Einsparung, die sich, wie es oft der Fall ist, im Fuhrpark durch die Größe der Flotte summiert. Befinden sich 100 Fahrzeuge in Ihrer Flotte, sorgen 20 Euro monatliche Einsparung bei einer Laufzeit von 4 Jahren für eine Summe von 100.000 Euro. Hier gehen wir von durchschnittlichen Zahlen aus, da die Laufzeit im Schnitt meist 4 Jahre beträgt und es durchaus möglich ist, dass die monatliche Einsparung ein wenig mehr beträgt. Bei der Zusammenarbeit mit Leasingpartnern oder generell bei der Verwendung von Leasinganbietern ist dieses Vorgehen somit enorm wichtig, um die Kosten im Fuhrpark zu reduzieren. Da die Fuhrparkkosten in der Regel zu den größten Kostenfaktoren im Unternehmen zählen, führen viele kleine Anpassungen zu großen Ergebnissen.

Herausforderungen in der Praxis: Darum ist das Thema zu beachten

Im ersten Schritt klingt das Multibidding im Fuhrpark nach einem Muss für den kostenbewusst geführten Fuhrpark. In der Praxis sind hier jedoch Herausforderungen zu beachten, da der zeitliche Aufwand nicht zu unterschätzen ist. Tatsächlich gehört diese Aufgabe zu klassischen Zeitfressern im Fuhrpark, mit denen Fuhrparkleiter sich entsprechend auseinandersetzen müssen. Als Herausforderung ist hier anzusehen, dass viele Fuhrparkleiter die Auswahl der Angebote manuell durchführen. Mit Unterstützung von Excel halten Sie hier Daten und Fakten schneller fest. Mit großem Aufwand ist die Beschaffung der Angebote der Leasingpartner jedoch genau wie die anschließende Auswertung der Optionen verbunden.

Die aktuelle Vorgehensweise beim Multibidding im Fuhrpark

In der Regel versendet der Fuhrparkleiter beim Multibidding im Fuhrpark jede Neubeschaffung an meistens drei Leasingpartner. Diese schicken ihre Angebote meistens als .pdf Datei im Anhang einer Email zurück. Der Fuhrparkleiter vergleicht die eingetroffenen Angebote miteinander und wählt die attraktivste Option aus. Was sich hier sehr einfach liest ist in der Praxis ein aufwendiges Unterfangen und bedeutet schnell ein bis zwei Stunden Aufwand pro Beschaffung. Bleiben wir beim obigen Beispiel mit einer Flotte von 100 Fahrzeugen sind das bis zu 50 Stunden im Jahr. Diese Stundenzahl bezieht sich auf die Annahme von 25 Neuanschaffungen pro Jahr, wenn alle vier Jahre ein Fahrzeug ersetzt wird. Bis zu 50 Stunden im Jahr bedeuten immerhin gut 4 Stunden im Monat, wobei dieser Arbeitsaufwand geballt auftreten kann, wenn Sie mehr Fahrzeuge in einem Monat ersetzen.

Details, die zum optimalen Vertrag führen

Mit Blick auf den zeitlichen Faktor sind Alternativen für Fuhrparkmanager von Bedeutung, damit das Multibidding im Fuhrpark nicht zu einer so zeitraubenden Tätigkeit wird. Besonders wichtig ist die vorgängige Definition und Verhandlung der Rahmenverträge. Hier ist darauf zu achten, dass einerseits operative Abläufe aufeinander abgestimmt sind, aber auch die Berechnung der Leasingrate vergleichbar wird. Hier sind vor allem die Details zu beachten, um einen optimalen Vertrag zu erkennen und zu nutzen.

Die folgenden Punkte sind bei der Auswahl zu beachten:

  • Vergleichen Sie keine Akontopositionen (offen abgerechnet, beispielsweise Treibstoff)
  • Achten Sie darauf, dass Selbstbehalte und Rahmenbedingungen bei Versicherungen gleich sind
  • Definieren Sie den exakten Umfang beim Thema Reifen (Anzahl, Restprofiltiefe, beschädigte Reifen, Reifenwechsel, etc)
  • Passen Sie Kilometerfreigrenzen an
  • Stimmen Sie Mehr- und Minderkilometersätze aufeinander ab

Je besser die Vorarbeit hier ausfällt, desto einfacher fällt im Anschluss der Vergleich von individuellen Angeboten der Leasingpartner.

Sinnvolle Alternativen für effiziente Fuhrparkmanager

Ein Blick auf die vorherigen Aufgaben zeigt, dass eine automatisch umsetzbare Alternative Zeit spart und wesentliche Details nicht vergisst. Mit der Avrios Beschaffungsplattform lässt sich der gesamte Prozess automatisieren. Die Avrios Software zieht alle relevanten Informationen aus den Angeboten der Leasingprovider und stellt dem Nutzer die Informationen übersichtlich dar. Mit dem günstigsten Angebot kann dann die Beschaffung fortgesetzt werden. Ausserdem sind dadurch die Vertragsdaten aller Fahrzeuge der Flotte automatisch in Avrios erfasst und erfordern keinen manuellen Aufwand mehr. Die benötigte Zeit für den Vergleich von Angeboten lässt sich so schnell halbieren. Die integrierte Kommunikationsmöglichkeit sorgt ausserdem für jederzeit abrufbare Informationen zur Flotte, zu Verträgen und zu den Kosten.

Fazit: Multibidding im Fuhrpark ist aus Zeit- und Kostengründen von Vorteil

Multibidding im Fuhrpark ist eine beliebte und praktische Option, um Kosten und Details bei Leasingverträgen einzuholen. Sie finden auf diese Weise den besten Vertrag und können eine Kostenersparnis erzielen. Ganz gleich, ob Sie diese Tätigkeit manuell oder automatisch durchführen, sie sollten diese Aufgabe nicht vernachlässigen. Der Grund dafür ist mit in den Konditionen und Kosten zu sehen, die einen großen Unterschied für die Flotte ausmachen. Wir von Avrios denken, dass eine automatische und intelligente Lösung das Fuhrparkmanagement deutlich vereinfacht. Hier können Sie sich für Ihren kostenlosen Account anmelden und gemeinsam mit Avrios mit weniger Zeitaufwand im Arbeitsalltag effizienter arbeiten.

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