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Beschaffung

Das Ende für Mehrkilometer im Fuhrpark

Mehrkilometer im Fuhrpark sind beim Leasing von Fahrzeugen ein Problem für die Flottenverwaltung. Wir betrachten Probleme von Mehr- und Minderkilometern sowie sinnvolle Lösungen dafür genauer.

Februar. 28, 2018

Mehrkilometer im Fuhrpark sind für fast alle Fuhrparks im deutschsprachigen Raum ein Problem. Denn in fast allen Fuhrparks in Deutschland, Österreich und der Schweiz wird der Großteil der Fahrzeuge im Rahmen von Leasingverträgen betrieben. Meist handelt es sich dabei um Verträge, bei denen Sie für die Laufzeit eine bestimmte Kilometerleistung vereinbart haben. Diese bestimmt maßgeblich den Restwert des Fahrzeugs zum Ende der Laufzeit und damit die Leasingrate. Oft folgt dann am Ende des Leasingvertrages die böse Überraschung: Die vertraglich vereinbarte maximale Laufleistung wurde überschritten. Die zusätzlichen Kilometer werden Ihnen dann nachberechnet. Eine Überraschung, die Sie meist teuer zu stehen kommt. In diesem Beitrag beschäftigen wir uns deshalb mit dem Problem von Mehr- und Minderkilometern, deren Kosten und wie Sie dieses Problem lösen können.

Hintergrundinformationen rund um Mehrkilometer im Fuhrpark

Beim Kilometerleasing wird am Ende der Vertragslaufzeit eine Kilometerabrechnung erstellt. In dieser Kilometerabrechnung wird die Differenz zwischen der tatsächlichen Kilometerleistung und der vertraglich vereinbarten Laufleistung berechnet. Überschreitet die tatsächliche Kilometerleistung die vertraglich vereinbarte Laufleistung, wird diese Differenz als Mehrkilometer bezeichnet. Wenn die tatsächliche Kilometerleistung die vertraglich vereinbarte Laufleistung unterschreitet, sprechen wir von Minderkilometern. Mehrkilometer müssen Sie nachbezahlen, Minderkilometer bekommen Sie erstattet. Grundlage für diese Berechnungen ist ein vorher vertraglich festgelegter Betrag pro Kilometer.

Problem: Unvorhersehbarkeit der effektiven Laufleistung

Problematisch ist, dass die effektive Laufleistung im Vorhinein nicht genau planbar ist, und eine Überschreitung je nach Höhe (üblicherweise ab 2.500 Mehrkilometern) teuer werden kann. Oft kosten Mehrkilometer im Fuhrpark doppelt so viel wie im Rahmen der vereinbarten Laufleistung gefahrene Kilometer. Minderkilometer werden meist nicht vollständig, sondern nur bis zu einem gewissen Ausmaß und zu einem niedrigeren Betrag als regulär gefahrene Kilometer erstattet. Üblich sind Verträge mit Erstattung von 2.500 bis zu 10.000 Minderkilometern.

Beispiel:
Sie haben eine vertragliche Gesamtfahrleistung von 100.000 Kilometern vereinbart. Mehrkilometer im Fuhrpark werden mit einem Betrag von 0,15 Euro und Minderkilometer mit einem Betrag von 0,11 Euro pro Kilometer abgerechnet. Sowohl bei Mehr- als auch bei Minderkilometern wird eine Kulanz von 2.500 Kilometern, die nicht nachberechnet wird, eingeräumt. Die Erstattung von Minderkilometer beschränkt sich auf 10 % der Gesamtfahrleistung – somit maximal 10.000 Minderkilometer. In unserem Beispiel gehen wir von 15.000 Mehr- bzw. Minderkilometern aus

Mehrkilometer:
Berechnet werden 15.000 km – 2.500 km Kulanz = 12.500 km zu je 0,15 Euro = 1.875 Euro

Minderkilometer:
Wir berechnen: 15.000 km – 2.500 km Kulanz = 12.500 km, maximal jedoch 10.000 km zu je 0,11 Euro = 1.100 Euro

Bei einer Mehrkilometer-Leistung von 15.000 km muss also ein Betrag von 1.875 Euro nachgezahlt werden. Bei einer Minderkilometer-Laufleistung von 15.000 km erhalten Sie jedoch lediglich einen Betrag von 1.100 Euro erstattet.

Zwei Probleme für Fuhrparkleiter

Für Fuhrparkbetreiber ergeben sich aus den Mehrkilometern zwei grundsätzliche Probleme. Das erste Problem ist, dass man ohne entsprechende Daten nur schwer vorausplanen kann, welcher Fahrer wie viele Kilometer benötigt. Das Resultat ist üblicherweise, dass Sie beim Abschluss eines Leasingvertrags sehr viele Kilometer mehr einplanen, als Sie effektiv benötigen. Damit verschenken viele Fuhrparks viel Geld. Zwar werden Minderkilometer vergütet. Doch bei genauer Kalkulation erkennen Sie schnell, dass die Vergütung von Minderkilometern in den seltensten Fällen der für diese Kilometer bereits über die Leasingrate geleisteten Zahlung entspricht.

Das zweite Problem ist, dass man oft nur schwer unter Kontrolle hat, welches Fahrzeug aktuell welche Laufleistung aufweist, wie die voraussichtliche Laufleistung zum Vertragende aussehen wird und wie man ggf. gegensteuern kann.

Wie können Sie Mehrkilometer im Fuhrpark begegnen?

Üblicherweise vereinbaren Sie bei Vertragsabschluss Freigrenzen. Einer Über- beziehungsweise Unterschreitung der Laufleistung innerhalb dieser Freigrenzen stellt Ihnen der Leasinggeber nicht in Rechnung gestellt beziehungsweise erstattet sie nicht. Wenn Sie nun Gefahr laufen, dass ein Leasingfahrzeug die Grenze der Freikilometer erreicht, besteht die Möglichkeit, das Fahrzeug vorzeitig zurückzugeben oder den Vertrag nachzuverhandeln.

Da die Bedingungen von Nachverhandlungen normalerweise wenig attraktiv sind, erfolgt häufig eine vorzeitige Rückgabe oder die Bezahlung von Mehrkilometern. Um das Problem von Mehrkilometern wirklich in den Griff zu bekommen, gibt es deshalb grundsätzlich nur einen Weg: Sie sollten die gefahrenen Kilometer der einzelnen Fahrzeuge regelmäßig erfassen, überwachen und vor Abschluss des Folgevertrages genau analysieren.

Viele Unternehmen setzen zu diesem Zweck auf die regelmäßige Abfrage der jeweiligen Kilometerstände durch Fahrer oder Telematiksysteme. Diese Kilometerstände pflegen sie anschließend in Excel-Tabellen. Eine empfehlenswerte Alternative zu Excel bietet eine professionelle Software. Denn in der Praxis haben sich Excel-Lösungen bisher wenig bewährt. Die manuelle Kontrolle von Mehrkilometern und Pflege in Excel birgt zwei Probleme.

Fuhrparkmanagement mit Excel

Erstens führt sie zu einem hohen Verwaltungsaufwand. Sie müssen Kilometerstände auslesen und mit den Angaben aus den Leasingverträgen vergleichen. Aufgrund des hohen Aufwandes werden Sie die Kilometerstände nur alle paar Wochen überprüfen und es ist oft bereits zu spät, um Maßnahmen zu ergreifen.

Das zweite Problem ist, dass Sie üblicherweise erst reagieren können, wenn Laufleistung bereits zu hoch ist. Für eine frühzeitige Problemerkennung sollten Sie anhand des bisherigen Fahrverhaltens des jeweiligen Fahrers die voraussichtliche Laufleistung zum Ende des Leasingvertrags prognostizieren.

Einsatz einer Fuhrparkmanagement-Software

Somit kommen Sie beim Management von Mehrkilometern eigentlich nicht um den Einsatz einer professionellen Fuhrparkmanagement-Software herum. Wie zum Beispiel bei Avrios werden Kilometerstände dann regelmäßig automatisch aus den Tankabrechnungen oder von eingehenden Rechnungen übernommen oder direkt vom Fahrer abgefragt.

Läuft ein Leasingvertrag aus oder laufen Sie Gefahr, die maximale Laufleistung zu erreichen, warnt Avrios automatisch Fahrer und Fuhrparkverantwortliche. Wenn Sie einen neuen Leasingvertrag benötigen, haben Sie über einen Klick eine Übersicht zur Hand, wie viele Kilometer der Fahrer oder die Berufsgruppe des jeweiligen Fahrers (zum Beispiel Außendienst oder Service-Fahrzeug) tatsächlich benötigt. Erfahrungsgemäß spart diese Funktion mehrere hundert Euro pro Leasingfahrzeug im Fuhrpark.

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